Přestože je e-mail nejoblíbenějším prostředkem obchodní komunikace, fax stále hraje důležitou roli. Mnoho organizací po celém světě je stále na faxu závislých při přenosu důležitých dokumentů. Sedmdesát procent amerických společností využívá faxování.
Když potřebujete podpis na papíře, nic to nevyřídí rychleji než fax. Bezpečnost je hlavním důvodem, proč se dnes fax stále používá, nemůže přenášet škodlivý software, nemůže přenášet viry. V případě režimu opravy chyb mohou být faxy právně závazné! To znamená, že obchodní dokumenty mají po odfaxování platnost. To umožňuje rychlejší přenos smluv, právních dokumentů a dalších obchodních informací.
Pokud pracujete v oblasti práva, zdravotnictví, financí nebo stavebnictví, víte, jak důležitý je fax pro podnikání. Fax je v souladu se zákonem HIPPA a poskytuje konkrétní auditní stopu odeslaných nebo přijatých faxů.
Fax je pořád důležitý díky bezpečnostním aspektům, které přináší. Jde o identifikaci a ověření. E-mail je spolehlivý, ale na druhém konci může být kdokoli. Potvrzení o doručení ověřuje pouze to, že e-mail dostal poštovní server, nikoliv příjemce. Fax je téměř přímou linkou. Totožnost po doručení ověřuje podpisem, proto jsou faxy právně závazné a e-mail ne.
Fax je stále aktuální, protože technologie odstranila nevýhody jeho používání. Dny, kdy se čekali fronty na fax, rozmazaných stránek, chyb a hromad nevyžádaných faxů plnících přihrádku, jsou pryč. Používání síťových faxových služeb šetří čas a peníze, což jsou dvě věci, které jsou pro podniky nesmírně cenné. Umožňují odesílat více faxů najednou a šetří čas.
Faxy můžete odeslat během několika sekund pomocí textového editoru nebo e-mailového klienta, faxový server umožňuje odesílat dokumenty vyšší kvality, které není třeba tisknout, pokud nechcete, můžete si je všechny přečíst na pracovní ploše, což výrazně šetří inkoust a papír. Faxy můžete odesílat a přijímat i na cestách pomocí chytrého telefonu.
Odesílání faxů už není takovou povinností jako dříve, je rychlejší, levnější a bezpečnější než kdykoli předtím. Samostatné faxy byly často sdíleny mezi celou kanceláří. Síťový fax je flexibilní, můžete faxovat na fax, faxovat na IP fax, faxovat na stolní počítač nebo dokonce na kompatibilní mobilní telefon. Můžete také filtrovat všechna nevyžádaná faxová čísla a ušetřit tak obrovské množství času a papíru. Používání síťového faxu je rozhodně správná cesta. Fax má stále co nabídnout i v době elektronické pošty, a proto přetrvává.