Bien que le courrier électronique soit le moyen de communication le plus populaire pour les entreprises, le fax a toujours un rôle important à jouer. De nombreuses organisations dans le monde entier dépendent encore du fax pour transmettre des documents essentiels. Soixante-dix pour cent des entreprises américaines utilisent le fax pour leurs documents importants.
Lorsque vous avez besoin d'une signature sur papier, rien n'est plus rapide que le fax. La sécurité est l'une des principales raisons pour lesquelles le fax est encore utilisé aujourd'hui : il ne peut pas transporter de logiciels malveillants, ni de virus. Grâce au mode de correction des erreurs, les fax peuvent être juridiquement contraignants ! Cela signifie que les documents commerciaux ont une validité lorsqu'ils sont faxés. Cela permet une transmission plus rapide des contrats, des documents juridiques et d'autres informations commerciales.
Si vous travaillez dans le domaine juridique, médical, financier ou de la construction, vous savez à quel point le fax reste important pour les entreprises. Le fax est conforme à la loi HIPPA et fournit une piste d'audit tangible des fax envoyés ou reçus.
Le fax est toujours d'actualité en raison des aspects de sécurité qu'il apporte. Il s'agit d'identité et de vérification. Le courrier électronique est fiable, mais n'importe qui peut se trouver à l'autre bout du fil. Un accusé de réception ne fait que vérifier que le serveur de messagerie a reçu l'e-mail, et non le destinataire, alors que le fax est une ligne presque directe avec le destinataire et l'utilisateur. La télécopie vérifie la livraison, une signature vérifie l'identité, c'est pourquoi les fax sont juridiquement contraignants, ce qui n'est pas le cas du courrier électronique.
Le fax est toujours d'actualité parce que la technologie a éliminé les inconvénients de son utilisation. L'époque des files d'attente devant le télécopieur, des pages floues, des erreurs et des piles de télécopies indésirables qui remplissent le bac à courrier est révolue. L'utilisation d'un service de télécopie en réseau permet d'économiser du temps et de l'argent, deux choses extrêmement précieuses pour les entreprises ; ils permettent d'envoyer plusieurs télécopies à la fois, ce qui fait gagner du temps.
Vous pouvez envoyer des fax en quelques secondes plutôt qu'en quelques minutes à l'aide d'un programme de traitement de texte ou d'un client de messagerie. Un serveur de fax vous permet d'envoyer des documents de meilleure qualité. Vous n'avez pas besoin de les imprimer si vous ne le souhaitez pas et vous pouvez les lire sur votre bureau, ce qui représente une économie d'encre et de papier considérable. Vous pouvez également envoyer et recevoir des télécopies en déplacement avec un smartphone.
L'envoi de fax n'est plus la corvée qu'il était auparavant, il est plus rapide, moins cher et plus sûr que jamais. Les fax autonomes étaient souvent partagés par l'ensemble d'un bureau. Le fax en réseau est flexible : vous pouvez envoyer un fax à un autre fax, un fax à un fax IP, un fax à un bureau ou même à un téléphone portable compatible. Vous pouvez également filtrer tous les numéros de fax indésirables, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et de papier. L'utilisation du fax en réseau est sans aucun doute la voie à suivre. Le fax a encore beaucoup à offrir, même à l'ère du courrier électronique, et c'est pourquoi elle perdure.