1. Jak funguje přechod z e-mailu na fax?

2. Standardní kroky pro odesílání e-mailů do faxu

3. Jak funguje přechod z faxu na e-mail?

4. Výhody používání e-mailu na fax a faxu na e-mail

5. Jak odeslat e-mail na fax pomocí aplikace GFI FaxMaker online

6. Jak přijmout fax z e-mailu pomocí aplikace GFI FaxMaker online

7. Blogy

8. Zdroje GFI pro převod e-mailu na fax/faxu na e-mail

Jak funguje přechod z e-mailu na fax?

Ať už odesílají faxy z e-mailového klienta nebo prostřednictvím firemní aplikace, umožňuje převod e-mailu na fax uživatelům odesílat faxy prostřednictvím efektivního procesu, který překlenuje mezeru mezi jejich potřebou používat e-mail a potřebou příjemců přijímat faxy.

Při použití elektronického faxového řešení mohou uživatelé odesílat faxy přímo ze svého standardního e-mailového klienta. Ve skutečnosti neexistuje žádná křivka učení, protože většina lidí již ví, jak posílat e-maily. A tento proces může zvýšit produktivitu, protože uživatelé již nemusí tisknout dokument a ručně jej odesílat z tradičního faxu.

U většiny řešení pro převod e-mailů na faxy může koncový uživatel odeslat e-mail buď na adresu faxnumber@domain.com (kde doména.com je vlastní faxová doména), nebo na firemní faxový kontakt aplikace Outlook. Z pohledu uživatele jde o vytvoření e-mailu, jeho adresování, přidání poznámek do předmětu a/nebo těla, připojení požadovaných faxových dokumentů a kliknutí na tlačítko odeslat.

U typických elektronických faxových řešení budou informace o odesílateli a příjemci faxu, stejně jako pole předmětu a těla z e-mailu, obsaženy na titulní stránce. To umožňuje používat šablony titulní stránky, které lze používat dynamicky, místo aby uživatel musel vytvářet vlastní titulní stránku pokaždé, když chce odeslat e-mail na fax. Zahrnutí předmětu a těla z e-mailu umožňuje uživateli přidat na titulní stránku pokyny, takže uživatel může zopakovat přidání ručních poznámek s procesem odeslání e-mailu do faxu.

Řešení elektronického faxu převádí e-mail na fax a doručuje jej prostřednictvím telefonní sítě vzdálenému příjemci. Jakmile je faxový přenos dokončen, faxové řešení obvykle vrátí odesílateli e-mail, aby mu sdělilo, zda byl jeho e-mail na fax úspěšně odeslán, nebo zda se přenos nezdařil. Obvykle je také uveden důvod neúspěchu a možnost opakování faxu.

Možnost odesílání e-mailu do faxu také umožňuje snadnou integraci s aplikacemi třetích stran. Mnoho organizací odesílá faxy prostřednictvím podnikových aplikací, jako je systém plánování podnikových zdrojů (ERP), fakturační nebo účetní systém. U některých z těchto aplikací může pracovní postup odesílání e-mailu na fax nakonfigurovat správce IT, zatímco jiné mohou vyžadovat přizpůsobení ze strany dodavatele softwaru.

Přestože se specifika různých elektronických faxových řešení liší, obvyklé kroky pro odeslání e-mailu do faxu jsou následující:

1. Otevřít nový e-mail
2. Do e-mailové adresy vložte číslo faxu To
3. Vytvořte předmět a tělo e-mailu
4. Připojte případné dokumenty
5. Odeslání e-mailu - faxová služba převede informace z e-mailu na fax a zavolá na faxové číslo.
6. Přijetí potvrzení - faxová služba odešle e-mail s potvrzením, zda byl fax úspěšně odeslán.

Jak funguje převod faxu na e-mail?

Proces převodu faxu na e-mail umožňuje odesílateli použít tradiční fax, faxovou službu nebo faxový server k odeslání dokumentu v reálném čase prostřednictvím telefonní sítě, ale příjemci poskytuje pohodlí doručení e-mailem. Implementace řešení elektronického faxování překlenuje mezeru mezi faxem a e-mailem.

Ať už jsou tyto systémy implementovány jako online služba nebo síťový faxový server, obvykle umožňují více možností doručení příchozích faxů uživateli prostřednictvím e-mailu. Prvním hlediskem je směrování příchozích faxů. Zatímco jednoduché elektronické faxové systémy poskytují možnost doručovat faxy jednomu příjemci pro ruční distribuci, pokročilejší řešení poskytují dynamické možnosti směrování pro automatické doručování.

Například každému uživateli nebo oddělení může být přiděleno jedinečné faxové číslo pro doručení faxu do e-mailu přímo do jeho poštovní schránky. To poskytuje nejen efektivnější uživatelské prostředí, ale také umožňuje organizaci kontrolovat doručování citlivých faxových přenosů a zajistit, aby informace zobrazil pouze správný příjemce.

Ve srovnání s tradičním faxováním, při kterém by se přijaté faxové stránky vytiskly a mohl by si je prohlédnout každý kolemjdoucí, představuje proces přenosu faxu do e-mailu významné zlepšení bezpečnostních postupů organizace.

Z pohledu koncového uživatele nabízí možnost přijímat fax jako soubor PDF nebo TIF dvě výrazné výhody oproti standardním faxům. Kromě toho, že mohou produktivněji pracovat s doručením faxu do e-mailu namísto návštěvy faxu, mohou také snadno integrovat faxování do svých obchodních pracovních postupů, protože fax je již v elektronickém formátu.

I když se specifika u různých elektronických faxových řešení liší, obvyklé kroky pro faxování na e-mailovou adresu jsou následující:

1. Příprava a odeslání faxu z faxu
2. Faxová služba přijme faxovou linku a faxový přístroj odešle faxová data faxové službě.
3. Faxová služba uloží přijatý fax
4. Faxová služba převede faxová data na kopii faxu ve formátu PDF a odešle ji jako e-mail na určenou e-mailovou adresu (adresy).

Výhody používání e-mailu na fax a faxu na e-mail

Kdysi se předpokládalo, že samostatné faxy budou nahrazeny e-mailovými zprávami. E-mail však nemůže vždy zaručit, že je stejně bezpečnou formou komunikace jako faxování.

Například e-mailová zpráva a její obsah mohou být archivovány na libovolném počtu serverů. Přenos informací elektronickou poštou také naráží na problémy s agenturami pro dodržování předpisů a nařízení, jako je například HIPAA, které vyžadují vyšší zabezpečení.

Na rozdíl od e-mailů nelze fax použít k:

• přenášet viry
• phishovat
• poškodit zabezpečení sítě společnosti

Odhaduje se, že v současné době se na světě používá přibližně 125 milionů faxů a každý rok se jich koupí téměř šest milionů nových. Podle průzkumu z roku 2012 využívá v nějaké formě faxování 85 % amerických podniků.

Existují tři hlavní důvody, proč je faxování pro tyto organizace stále důležité:

1. Pořídit si telefonní linku a fax je pro malou firmu stále nejjednodušší a nejméně technický způsob, jak začít komunikovat s okolním světem.

2. Mnoho společností, zejména v oblasti zdravotnictví, práva a pojišťovnictví, je povinno přenášet data faxem z důvodu dodržování předpisů.

3. Společnosti udržují starší aplikace, jako jsou nákupní a fakturační systémy, které jsou schopny přenášet dokument pouze prostřednictvím faxu.

Poměrně jednoduchý proces nastavení integrovaného síťového faxového řešení může výrazně zvýšit efektivitu a produktivitu společnosti. S řešením síťového faxování lze jen na mzdových nákladech ušetřit tisíce dolarů. Kromě toho mohou být faxy bezpečnější, snadno připravitelné a dodávají obchodní komunikaci společnosti zdání profesionality.

Využitím stávajících technologií, jako jsou aplikace pro zpracování textu a zasílání zpráv, získá organizace větší výhody ze stávajících aplikací bez dodatečných nákladů na software nebo dalších výdajů na školení. Integrované řešení síťového faxování má vysokou návratnost investice a ve skutečnosti neexistuje žádná křivka učení - jeho výhody lze realizovat doslova během několika minut.

PŘÍKLAD

Jak odeslat e-mail na fax pomocí aplikace GFI FaxMaker online

Jedním z oblíbených integrovaných faxových řešení je GFI FaxMaker Online.

Jedná se o internetovou faxovou službu, která nevyžaduje žádnou instalaci. Toto řešení má mnoho stejných výhod jako jiná faxová řešení, například není třeba kupovat, instalovat a konfigurovat drahý faxový hardware nebo software. Rovněž není třeba kupovat papír, toner nebo složité telefonní systémy.

S GFI FaxMaker Online mohou uživatelé odesílat faxy přímo ze svého e-mailového klienta vytvořením e-mailu a vyplněním následujících údajů:

Předmět:

• E-mailová zpráva v těle
• Případné přílohy
• Příjemce faxu

Lze připojit až pět souborů, které jsou v podporovaném formátu. GFI FaxMaker Online přidá obsah příloh do faxu. Celková velikost všech příloh nesmí překročit 20 MB.

Do pole Komu zadejte číslo faxu příjemce. Poté zadejte číslo faxu v následujícím formátu: faxnumber@gfifax.com. Nahraďte faxnumber celým číslem faxu příjemce. Můžete zadat až dvě stě čísel příjemců, přičemž pro každé z nich použijte stejný formát a oddělte je středníkem (;).

Důležité poznámky k odesílání faxů

1. Faxové číslo musí vždy obsahovat symbol mezinárodní volby "+", kód země a oblasti. To platí i při místním odesílání faxů, například z New Yorku do New Yorku.
   Další informace naleznete v části Zadání příjemců faxu..

2. GFI FaxMaker Online přijímá e-maily o velikosti až 20 MB. Celková velikost všech příloh a obsahu e-mailu nesmí překročit tuto hranici. Některé poštovní servery mají nižší limit velikosti e-mailu (například 15 MB). V takovém případě odesílejte faxy, které jsou menší než limit poštovního serveru.

3. Odesílatel faxu musí být uveden v seznamu uživatelů GFI FaxMaker Online. Odesílatelé, kteří nemají v GFI FaxMaker Online nakonfigurovaný účet, nebudou moci odesílat faxy.​​​​​​​
   Další informace naleznete v části Uživatelé.

4. Po odeslání faxu je uživatel informován o stavu faxu prostřednictvím zpráv o přenosu. Další informace naleznete ve zprávách o přenosu.

Podrobnější informace naleznete v​​​​​​​ Příručka pro začátek.

PŘÍKLAD

Jak přijmout fax z e-mailu pomocí aplikace GFI FaxMaker online​​​​​​​

Uživatel, který má vyhrazené faxové číslo, může přijímat faxy prostřednictvím aplikace GFI FaxMaker Online. Ve výchozím nastavení jsou přijaté faxy přeposílány uživateli prostřednictvím e-mailu. Aplikace třetích stran lze nakonfigurovat tak, aby stahovaly e-maily přímo ze serverů GFI FaxMaker Online prostřednictvím rozhraní pro programování aplikací (API).

Po přijetí faxu převede GFI FaxMaker Online fax do konfigurovatelného formátu, například do PDF.

Podle toho, na jaké číslo byl fax přijat, odešle GFI FaxMaker Online fax e-mailem na přijímající e-mailovou adresu. E-mail obsahuje faxovou zprávu a faxový soubor přiložený jako přílohu.​​​​​​​

Další informace naleznete v části Uživatelská nastavení faxování.

Blogy