1. Proč je zabezpečení při přenosu informací zásadní

2. Problémy se zabezpečením e-mailů

3. Problémy se zabezpečením faxu

4. Výhody síťového faxování pro zamezení bezpečnostních problémů

5. Co je bezpečnější... fax nebo e-mail?

6. Zajištění bezpečnosti pomocí síťových faxových řešení GFI Software

7. Blogy

8. Zdroje zabezpečení faxu

Proč je zabezpečení při přenosu informací zásadní

Při přenosu dokumentů organizace nechtějí, aby byly citlivé informace zachyceny a dostaly se do nesprávných rukou:

• Narušení přenosu může vést k odhalení osobních údajů, jako jsou telefonní čísla, čísla sociálního pojištění a finanční záznamy, které pak mohou zneužít hackeři.
• Může dojít k odcizení chráněného obchodního tajemství, což může vést ke ztrátě milionů korporaci.
• Neúmyslné odhalení záznamů o zákaznících může mít za následek nespokojené - a dokonce i soudní spory - zákazníky.
• Zdravotnickým a finančním institucím mohou hrozit značné pokuty od řídicích orgánů, pokud nebudou důsledně dodržovány bezpečnostní předpisy - například zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPPA) v USA a obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) v Evropě.

Který typ přenosu je bezpečnější: e-mail nebo fax? Jak e-mail, tak fax mají své bezpečnostní výhody a rizika.

Problémy se zabezpečením e-mailů

Mnoho lidí se domnívá, že e-maily jsou bezpečné, protože jejich programy mohou být šifrované a obvykle existuje postup přihlášení a zadání hesla. Počítače se mohou chránit před kybernetickými útoky prostřednictvím firewallů a antimalwarových programů. Dále mohou být e-maily zasílány konkrétním osobám na jejich počítačích, na rozdíl od faxů, které mohou být přenášeny na centrální stroj ve vysoce frekventovaném prostoru.

Používání e-mailů k přenosu citlivých informací však stále představuje vážná rizika:

• E-maily mohou obsahovat škodlivé přílohy, například spyware nebo viry, které obcházejí brány firewall a infikují počítač příjemce.
• Podvody typu "phishing" mohou příjemce e-mailu oklamat a přimět ho k poskytnutí hesel a dalších citlivých informací.
• Zasílání právně závazných dokumentů e-mailem může být obtížnější - a některé řídící orgány neakceptují zasílání právních dokumentů jinak než faxem.
• E-mailové účty mohou být napadeny hackery a citlivé informace mohou být poškozeny nebo odcizeny.

• Filtry mohou přesměrovat zprávy přímo do spamových schránek, takže příjemce může čekat na časově citlivý dokument a zmeškat kritické termíny.

  Než se e-maily dostanou k příjemci, jsou zastaveny na mnoha "kontrolních bodech", jako jsou firewally, poskytovatelé internetových služeb, servery, antivirové programy a případně i roboty pro sběr dat. S každým kontrolním bodem je spojena možnost zachycení a hackerského útoku. Původní e-maily sice mohou být šifrovány, ale později jsou ukládány, kopírovány a přeposílány bez jakékoli formy šifrování.

Problémy se zabezpečením faxu

Veškeré faxové přenosy využívají veřejnou telefonní síť (PSTN), která zajišťuje přenos z bodu do bodu, takže je bezpečnější než e-mail. Odeslaný fax je u zdroje převeden na binární kód base64, prochází sítí PSTN a poté je znovu sestaven ve faxu příjemce. PSTN je mnohem méně náchylná k hackerským útokům, protože by to znamenalo přímý ruční přístup k telefonní lince. I v takovém případě by se zachycený soubor jevil jako pouhý šum, a tudíž nečitelný.

Přestože hackerské útoky nepředstavují zásadní riziko, odesílání dokumentů prostřednictvím faxové technologie neeliminuje všechny potenciální bezpečnostní problémy. Například při použití tradičního faxu může pouhé zadání jedné chybné číslice na faxu odeslat důvěrné informace nechtěnému adresátovi. V jednom případě sedm lékařských ordinací v Texasu omylem odfaxovalo citlivé záznamy pacientů do místní rozhlasové stanice.1 Odesílatel sice může před odesláním potvrdit neznámá faxová čísla, ale tento bezpečnostní postup se může stát nepraktickým pro společnosti, které mohou mít v provozu stovky jednotlivých faxů.

Při používání faxů k přenosu citlivých informací existují i další vážná rizika:

• Všechny faxy (včetně elektronických nebo síťových) používají stejný protokol. Fax odeslaný z jednoho přístroje tak může být přijat jakýmkoli jiným faxem - hrozí tedy riziko zachycení faxu dříve, než se dostane k příjemci.

• Papírové dokumenty zaslané faxem mohou být objemné a obtížně se katalogizují, ukládají a skladují, protože inkoust a papír časem degradují.
• Papírové dokumenty ponechané bez dozoru ve faxu na obou koncích cesty se stávají zranitelnými a mohou se k nim dostat neoprávněné osoby.
• Papírové dokumenty mohou být odcizeny - z fyzického faxu, ze stolu nebo z kartotéky.

Výhody síťového faxování pro zamezení bezpečnostních problémů

Práce s tradičními faxovými přístroji při vytváření zabezpečených faxů zvyšuje již tak velkou pracovní zátěž administrativních pracovníků. Z tohoto důvodu se mnoho podniků obrací k webovému elektronickému (síťovému) faxování. Síťové faxování využívá faxovací software a síťové faxové servery, které lépe zajišťují bezpečný přenos citlivých informací.

Síťové faxování je navrženo tak, aby fungovalo se stávajícími systémy a využívalo stávající síť organizace. Nepotřebuje žádnou vyhrazenou telefonní linku ani faxový přístroj. Nepotřebuje papír, inkoust ani lidský dohled. Síťové faxování umožňuje zaměstnancům faxovat z aplikací elektronických zdravotních záznamů (EHR), softwaru pro řízení projektů (PM), z jejich stolních počítačů, z kancelářských aplikací prostřednictvím e-mailu, platformy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a mnoha dalších aplikací.

Síťové faxování odstraňuje mnoho problémů, které mají tradiční faxy při vytváření bezpečných přenosů:

• Faxy jsou přijímány elektronicky, čímž odpadá problém neúmyslného ponechání faxu na faxu, který si může kdokoli přečíst.
• Odpadá proces ručního vytáčení telefonních čísel, takže se výrazně omezuje odesílání faxu s citlivými informacemi na nesprávné faxové číslo.
• Do elektronického faxu lze automaticky naprogramovat průvodní listy s prohlášením o právní mlčenlivosti.

• Faxy již není nutné před vložením do různých aplikací pro ukládání skenovat.
• Síťový faxový software dokáže bezpečně katalogizovat, indexovat a automaticky archivovat faxy - čímž eliminuje problémy s ukládáním na papíře.
• Síťové faxování spolu s elektronickou archivací umožňuje snadnější sledování a vyhledávání minulých faxů - vytváří přesnou auditní stopu každého faxu.
• Některé softwary pro síťové faxování mohou dokonce monitorovat všechny typy komunikace a dokonce zablokovat odesílání informací, pokud je to v rozporu s předpisy nebo firemními zásadami.

Co je bezpečnější... fax nebo e-mail?

Ačkoli existují bezpečnostní výhody i rizika faxů i e-mailů, faxování - zejména síťové faxování - může stále představovat jeden z nejbezpečnějších způsobů přenosu dokumentů. V posledních letech stále více společností využívá síťové faxování díky pokročilým funkcím, které poskytuje, a ještě lepšímu zabezpečení než analogové faxy. Tři výhody související s bezpečností, které síťové faxování poskytuje oproti e-mailům, jsou následující:

Bezpečnost právních dokumentů. Protože e-maily jsou náchylnější k podvodům, manipulaci, zachycení a hackerskému útoku, je mnohem obtížnější je přijmout jako právně závazný dokument, který je přípustný u soudu. Síťový fax je u soudu obecně přijímán jako autentický, a tudíž přípustný. Také obchodní transakce obvykle uznávají faxové podpisy jako právně platné. Síťový fax navíc poskytuje pohodlí při odesílání faxů prostřednictvím e-mailu.

Vyšší úroveň šifrování. Jak již bylo uvedeno dříve, faxové přenosy využívají veřejnou komutovanou telefonní síť (PSTN), která zajišťuje bezpečnost přenosu z bodu do bodu, což výrazně snižuje možnost hackerského útoku. I u šifrovaných e-mailových služeb je zpravidla šifrována pouze zpráva - předmět a e-mailová adresa příjemce jsou stále náchylné k odhalení. Šifrování e-mailu je také obtížnější - odesílatel i příjemce musí mít kompatibilní šifrovací software nebo dešifrovací klíč. A konečně, uložené e-maily obvykle nejsou šifrovány.

Snadnější dodržování předpisů. Podniky a další instituce stále častěji čelí větší kontrole týkající se zabezpečení dat prostřednictvím abecední polévky předpisů - například GDPR, MiFID II, HIPPA, PCI-DSS a FERPA. Například zdravotnickým a finančním institucím mohou hrozit značné pokuty od řídicích orgánů, pokud nebudou bezpečnostní protokoly - jako je zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPPA) v USA a obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) v Evropě - přísně dodržovány. U síťových faxů je může přijímat pouze oprávněný příjemce. Software síťového faxového serveru obvykle dokáže sledovat, kam, kdy a komu byly informace odeslány. Organizace pak mohou regulačním orgánům snáze doložit, že dodržují předpisy.

Zajištění bezpečnosti pomocí síťových faxových řešení GFI Software

GFI FaxMaker 

je software síťového faxového serveru, který umožňuje přenos e-mailu na fax a faxu na e-mail pro Exchange a další servery SMTP v bezpečném a šifrovaném prostředí. Protokoly pro faxování téměř znemožňují zachytit fax uprostřed přenosu - je tedy bezpečnější než e-mail. Elektronické faxování pomocí programu FaxMaker usnadňuje přístup k tomuto bezpečnějšímu protokolu.

Organizace může faxovou službu FaxMaker nainstalovat jako fyzickou, lokální službu se standardním faxovým modemem; jako virtuální službu Fax over IP (FoIP) prostřednictvím brány nebo telefonního systému VoIP nebo prostřednictvím hybridního faxování bez vybavení, ale integrovaného s faxovým systémem založeným na cloudu.

FaxMaker je oblíbený nejen díky vyšší bezpečnosti přenosu, ale také díky snadnému použití:

• Uživatelé se mohou přihlásit do webového klienta FaxMaker, vyplnit obsah faxu na obrazovce, přidat přílohy a jednoduše kliknout na tlačítko odeslat.
• FaxMaker umožňuje uživatelům faxovat přímo prostřednictvím e-mailové aplikace. Stačí začít sestavovat e-mail a do pole "Komu:" zadat faxové číslo s "@faxmaker.com" na konci. Vyplňte předmět, přidejte obsah těla a přílohy a odešlete.
• Příchozí faxy procházejí modulem OCR (optické rozpoznávání znaků), který umožňuje vyhledávání v těle faxu. Tato funkce je užitečná, pokud je třeba vyhledat starší faxy.
• Poskytuje funkce, jako jsou rozhraní API (Application Program Interfaces), upozornění SMS (Short Message Service) a digitální podpisy.

Součástí aplikace GFI FaxMaker je ​​​​​​GFI Archiver. Podniky musí používat rychlý, bezpečný a efektivní software pro ukládání faxů. Archivaci lze provádět pomocí programu GFI Archiver. Systém umožňuje inteligentní reportování a je již nakonfigurován pro spouštění reportů, které splňují požadavky na důvěrnost záznamů.

Blogs

Zdroje zabezpečení faxu

Poznámky pod čarou

1. Faxing Error Sees PHI Sent to Local Media Outlet. HIPAA Journal Feb 16, 2017