Software OCR para fax para su empresa: Preguntas frecuentes
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que convierte documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes digitales, en datos editables y que permiten realizar búsquedas. La tecnología OCR ha mejorado la forma en que se almacena, comparte y edita la información. Antes del OCR, si alguien quería convertir un libro en un archivo de datos, debía volver a escribir cada página.
Un escáner óptico escanea el texto de una página y descompone las fuentes en una serie de puntos, que se conoce como mapa de bits. (Los programas de OCR pueden leer los tipos de letra más comunes y distinguir dónde comienzan y terminan las líneas). A continuación, el mapa de bits se convierte en texto informático.
Por un lado, ofrece más flexibilidad. Los usuarios pueden recibir faxes en forma de documentos de trabajo en lugar de páginas estáticas. También puede mejorar los procesos de flujo de trabajo, ahorrar tiempo y mejorar la productividad de los empleados. Acelera la introducción de datos, puesto que copiar y pegar suele ser más rápido para introducir grandes cantidades de datos. También ahorra en almacenamiento (y costes), dado que la información digital ocupa menos espacio que los materiales impresos.
El OCR reduce el tiempo de introducción de datos y permite indexar y archivar de forma sencilla los documentos enviados por fax o correo electrónico. Resulta más rápido y eficaz buscar palabras clave o frases. Además, el OCR permite el enrutamiento basado en el contenido real del fax. Por ejemplo, puede crear una regla que diga que cuando se detecta "Formulario de pedido en línea", el fax se reenvía al departamento de Pedidos. GFI FaxMaker convierte la imagen del fax en texto y si se encuentra el texto de la regla, el fax se reenvía en consecuencia.
No. El módulo OCR permite una conversión y enrutamiento rápidos, por lo que no ralentiza el rendimiento de la red.
Sí. Una vez que un documento escaneado se convierte en un archivo de texto en el que se pueden realizar búsquedas, puede volverse a utilizar el texto copiándolo en otros formatos de archivo, como Word o Excel.
Sí. El módulo OCR es opcional, pero ofrece funciones y ventajas añadidas. Puede mejorar la productividad, reducir el espacio de almacenamiento y disminuir los riesgos asociados a la reescritura o reformateo de la información.
Sí. Encontrará instrucciones detalladas en el manual de administración y configuración.
El módulo OCR ya viene activado en la versión de evaluación de GFI FaxMaker, por lo que no es necesario instalarlo.