Software OCR per i fax per la tua azienda - FAQ
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è una tecnologia che converte documenti cartacei scansionati, file PDF o immagini digitali, in dati modificabili e ricercabili. La tecnologia OCR ha migliorato il modo in cui le informazioni vengono archiviate, condivise e modificate. Prima dell'OCR, se si voleva trasformare un libro fisico in un file, ad esempio, occorreva riscrivere ogni pagina.
Uno scanner ottico scansiona il testo di una pagina e scompone i caratteri in una serie di punti chiamati bitmap. (Il software OCR è in grado di leggere i caratteri più comuni e di distinguere l'inizio e la fine delle frasi). L'immagine bitmap viene quindi trasformata in testo elettronico.
Innanzitutto, offre una maggiore flessibilità. Gli utenti possono ricevere i fax come documenti su cui lavorare anziché come pagine statiche. Inoltre, può migliorare i processi lavorativi, fa risparmiare tempo e aumenta la produttività dei dipendenti. Accelera l'inserimento dei dati, poiché la funzione di copia e incolla è generalmente più veloce quando occorre inserire grandi quantità di dati. Infine, consente di risparmiare sull'archiviazione (e sui costi), poiché le informazioni digitali occupano meno spazio rispetto al materiale cartaceo.
L'OCR riduce i tempi di immissione dei dati e consente una facile indicizzazione e archiviazione dei documenti fax--to-email. La ricerca di parole o frasi chiave è rapida ed efficiente. Inoltre, l'OCR consente assegnazioni diverse in base al contenuto del fax. Ad esempio, è possibile creare una regola che stabilisce che quando viene rilevato il testo "Ordinativo online", il fax venga inviato al reparto Ordini. GFI FaxMaker converte l'immagine del fax in testo e, se viene trovato il testo inserito nella regola, il fax viene inviato al destinatario stabilito dalla regola stessa.
No. Il modulo OCR consente una conversione e un'assegnazione rapidi e non rallenta le prestazioni della rete.
Sì. Dopo aver trasformato un documento scansionato in un file di testo ricercabile, è possibile riutilizzare il testo inserendolo in altri tipi di file, come Word o Excel.
Sì. Il modulo OCR è opzionale, ma offre funzionalità e vantaggi aggiuntivi. Può migliorare la produttività, ridurre lo spazio di archiviazione e diminuire i rischi associati alla riscrittura o alla riformattazione delle informazioni.
Sì. Il manuale di configurazione e amministrazione contiene informazioni dettagliate a riguardo.
Il modulo OCR è già incluso nella versione di valutazione di GFI FaxMaker, quindi non è necessario installarlo.