Jmenuji se Alan Warne a jsem vedoucím týmu pro provoz informačních a komunikačních technologií ve společnosti Environment Canterbury. Environment Canterbury je regionální rada pro oblast Canterbury na jižním ostrově Nového Zélandu. Máme tři hlavní subjekty: Environment Canterbury, který se zabývá správou našich přírodních zdrojů, tedy půdy, vzduchu, vody a pobřežní oblasti. Dále je to služba Metro, kde dohlížíme na zajištění autobusové dopravy v celém kraji, a také zajišťujeme civilní obranu. Společnost Environment Canterbury začala poprvé používat produkty GFI v roce 2005. Hledali řešení problému s archivací pošty, který v té době měli. Musíme dodržovat zákon o veřejných záznamech, takže potřebujeme zachytit všechny naše e-maily. Předtím, než jsme měli MailArchiver, jsme měli v organizaci nepořádek v souborech PST.
V roce 2005 jsme používali Exchange 2003, který má velmi omezenou kapacitu, takže mnoho zaměstnanců muselo kopírovat své e-maily do různých nekontrolovaných situací, takže MailArchiver nám umožňuje zachytit všechny e-maily, které přicházejí a odcházejí z organizace, ještě předtím, než je zaměstnanec obdrží, což znamená, že i když zaměstnanec omylem smaže zprávu, stále máme tento záznam, takže když se dostaneme k žádostem LGOIMA Local Government Official Information Act, máme všechny informace. Díky centralizaci do aplikace MailArchiver můžeme e-mail najít, což nám ušetří spoustu času a úsilí, takže můžeme na žádosti LGOIMA reagovat mnohem rychleji. Používání aplikace MailArchiver je pro nás výhodné, protože je založena na webu, takže uživatelé mohou být na jakémkoli počítači a dostat se ke svému e-mailovému archivu. Nemusí chodit do aplikace Outlook. Nemusí otevírat žádný produkt, nemusí být u určitého počítače, který má nainstalovaný určitý software, takže pro uživatele je to skvělé řešení, protože se mohou dostat ke svým e-mailům a prohledávat celou svou historii odkudkoli.
Všechny produkty GFI používají standardní produkty společnosti Microsoft. Je pro nás velmi snadné integrovat je do našeho prostředí, všechny tyto produkty již máme, rozumíme této architektuře, takže z architektonického hlediska jejich produkty prostě fungují v IT. Rozumíme tomu, co potřebují, a je pro nás velmi snadné je implementovat. Naše výhody plynoucí z MailArchiveru se týkají zmírnění rizika žádostí LGOIMA, můžeme zaručit, že pokud jde o e-maily, máme k dispozici všechny naše veřejné záznamy, takže každá interakce s veřejností je zajištěna. Zhruba před dvěma lety jsme se dostali do problému s naší službou MailArchiver, protože jsme ji provozovali na fyzickém serveru a docházel nám fyzický disk. Takže jsme vytvořili virtuální prostředí, použili jsme všechny nejnovější serverové operační systémy a nainstalovali na ně nejnovější verzi GFI MailArchiveru. V té době to bylo příjemné, protože MailArchiver podporoval Server 2012 R2 a tento operační systém právě vyšel, takže nás nebrzdil software, který jsme se snažili nainstalovat.
Přechodem z fyzického prostředí virtuální prostředí můžeme velmi snadno přidat na další disk a MailArchiver může prostě stále růst a nikdy jsme se nezastavili, takže od doby, kdy jsme přešli z fyzického do virtuálního prostředí, jsme neměli žádný problém se zachycením všech našich e-mailů. Když jsme v minulosti prováděli migraci mezi verzemi, zjistili jsme, že je to velmi snadné, a podpora, kterou dostáváme od GFI, nám opravdu pomohla se v tom pohybovat, i když jsme jim vlastně nemuseli volat tak často, protože to většinou prostě funguje. Během migrace jsme přesunuli 2 terabajty databázových souborů. V těch bylo v té době archivováno něco kolem šestnácti a půl milionu e-mailů, takže to bylo poměrně značné množství dat, které jsme tahali po síti, takže bylo velmi potěšující, že jsme skutečně dodrželi termín a vše fungovalo, všechny databáze se vrátily zpět a zaměstnanci prostě pracovali dál, aniž by si všimli, že jsme změnu provedli.