Sono Alan Warne, responsabile delle operazioni ICT di Environment Canterbury. Environment Canterbury è il consiglio regionale per la regione di Canterbury, nell'Isola del Sud della Nuova Zelanda. Abbiamo tre entità principali: Environment Canterbury, che si occupa della gestione delle risorse naturali del suolo, dell'aria, dell'acqua e della regione costiera. C'è poi il servizio Metro, che si occupa delle linee di autobus in tutta la zona, e la protezione civile. Environment Canterbury ha iniziato a utilizzare i prodotti GFI nel 2005. Volevamo trovare una soluzione al problema dell'archiviazione della posta che avevamo all'epoca. Dobbiamo rispettare la legge sui documenti pubblici e quindi dobbiamo acquisire tutte le nostre email e prima passare a MailArchiver, utilizzavamo un numero elevato di file PST in tutta l'organizzazione.

Nel 2005 usavamo ancora Exchange 2003, che ha una capacità molto limitata, quindi molti dipendenti dovevano copiare le loro email in sistemi non controllati. MailArchiver ci permette di catturare tutte le email che entrano ed escono dall'organizzazione prima ancora che vengano ricevute dal personale. Questo significa che anche se un dipendente cancella un messaggio per errore, manteniamo comunque il messaggio, così quando arrivano le richieste ai sensi del LGOIMA (Local Government Official Information Act), disponiamo già di tutte le informazioni. La centralizzazione in MailArchiver ci consente di ritrovare le email e di risparmiare tempo e fatica, in modo da poter rispondere alle richieste LGOIMA molto più rapidamente. L'utilizzo di MailArchiver è semplice perché è basato sul web e gli utenti possono accedere al loro archivio di posta elettronica da qualsiasi computer. Non devono nemmeno entrare in Outlook. Non devono aprire un prodotto e non devono per forza usare un determinato computer su cui è installato un determinato software. Per l'utente è davvero un'ottima soluzione perché può accedere alle proprie email e cercare tutta la propria cronologia da qualsiasi luogo.

I sistemi GFI utilizzano prodotti Microsoft standard. Per noi è molto facile integrarli nel nostro ambiente, dato che abbiamo già tutti questi prodotti e ne conosciamo l'architettura, quindi da un punto di vista architettonico i loro prodotti si integrano perfettamente nel sistema IT. Capiamo subito cosa occorre e per noi è molto facile implementarli. I vantaggi di MailArchiver riguardano principalmente la riduzione del rischio di richieste ai sensi del LGOIMA: possiamo garantire che, per quanto riguarda le email, abbiamo tutti i nostri documenti pubblici, quindi ogni interazione con il pubblico è coperta. Circa due anni fa abbiamo avuto un problema con il nostro MailArchiver perché lo stavamo eseguendo su un server fisico e stavamo esaurendo lo spazio su disco. Abbiamo quindi creato un ambiente virtuale, abbiamo utilizzato tutti i più recenti sistemi operativi per server e vi abbiamo installato l'ultima versione di GFI MailArchiver. È stato perfetto perché MailArchiver supportava Server 2012 R2 e quel sistema operativo era appena uscito, quindi non siamo stati limitati nelle nostre scelte dal software che volevamo installare.

Essendo passati da un ambiente fisico a un ambiente virtuale, possiamo aggiungere facilmente un disco aggiuntivo e MailArchiver può continuare a espandersi. Da quando siamo passati da un ambiente fisico a uno virtuale non abbiamo avuto alcun problema con l'acquisizione di tutte le nostre email. Quando in passato abbiamo effettuato le migrazioni tra le varie versioni, abbiamo trovato tutto molto semplice e l'assistenza di GFI ci ha aiutato molto, anche se in realtà non abbiamo dovuto chiamarli spesso perché quasi tutto ha funzionato immediatamente. Durante la migrazione abbiamo trasferito un database di 2 terabyte. All'epoca conteneva circa sedici milioni e mezzo di email, quindi si trattava di una quantità significativa di dati che stavamo muovendo all'interno della rete. È stata una grande soddisfazione aver rispettato la scadenza e vedere che tutto ha funzionato alla perfezione; tutti i database sono stati ripristinati e il personale ha continuato a lavorare, senza nemmeno accorgersi che avevamo apportato la modifica.

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