Mein Name ist Alan Warne, ich bin der Teamleiter für ICT Operations bei Environment Canterbury. Environment Canterbury ist der Regionalrat für die Region Canterbury auf der Südinsel Neuseelands. Wir haben drei Hauptbereiche: Environment Canterbury selbst kümmert sich um die Verwaltung unserer natürlichen Ressourcen wie Boden, Luft, Wasser und die Küstenregion. Darüber hinaus gibt es den Metro-Service, der den Busverkehr in der gesamten Grafschaft überwacht, und wir sind auch für den Zivilschutz zuständig. Environment Canterbury setzte die Produkte von GFI erstmals im Jahr 2005 ein. Damals suchten sie nach einer Lösung für das Problem der E-Mail-Archivierung. Wir müssen den Public Records Act einhalten, also müssen wir alle unsere E-Mails erfassen. Bevor wir den MailArchiver hatten, gab es ein Durcheinander von PST-Dateien in unserem Unternehmen.
Damals, im Jahr 2005, verwendeten wir Exchange 2003, das eine sehr begrenzte Kapazität hat, sodass viele Mitarbeiter ihre E-Mails in verschiedenen unkontrollierten Situationen kopieren mussten. Mit MailArchiver können wir alle E-Mails erfassen, die in der Organisation ein- und ausgehen, bevor sie von einem Mitarbeiter empfangen werden, d.h. selbst wenn ein Mitarbeiter versehentlich eine Nachricht löscht, haben wir diesen Datensatz noch. Durch die Zentralisierung in MailArchiver können wir die E-Mail finden, was uns eine Menge Zeit und Mühe erspart, sodass wir LGOIMA-Anfragen viel schneller beantworten können. Wir profitieren von MailArchiver, weil es webbasiert ist, sodass die Benutzer von jedem Rechner aus auf ihr E-Mail-Archiv zugreifen können. Sie müssen nicht auf Outlook zugreifen. Sie müssen kein Produkt öffnen, sie müssen sich nicht an einem bestimmten Rechner befinden, auf dem eine bestimmte Software installiert ist. Für den Benutzer ist es also eine großartige Lösung, weil er von überall aus auf seine E-Mails zugreifen und seinen gesamten Verlauf durchsuchen kann.
Die GFI-Produkte nutzen alle Standardprodukte von Microsoft. Es ist für uns sehr einfach, sie in unsere Umgebung zu integrieren. Wir haben all diese Produkte bereits, wir verstehen die Bauweise, sodass ihre Produkte vom Design-Standpunkt aus gesehen einfach in der IT funktionieren. Wir verstehen, was sie brauchen, und es ist für uns sehr einfach, sie zu implementieren. Der Vorteil von MailArchiver besteht darin, dass wir das Risiko von LGOIMA-Anfragen minimieren können. Wir können bei E-Mails garantieren, dass wir alle unsere öffentlichen Unterlagen haben, sodass jede Interaktion mit der Öffentlichkeit abgedeckt ist. Vor etwa zwei Jahren hatten wir ein Problem mit unserem MailArchiver, weil wir ihn auf einem physischen Server betrieben und uns die physische Festplatte ausging. Also haben wir eine virtuelle Umgebung erstellt, die neuesten Server-Betriebssysteme verwendet und die neueste Version von GFI MailArchiver darauf installiert. Das war damals sehr praktisch, denn MailArchiver unterstützte Server 2012 R2, und dieses Betriebssystem war gerade erst auf den Markt gekommen, sodass wir nicht durch die Software, die wir installieren wollten, aufgehalten wurden.
Durch die Umstellung von einer physischen auf eine virtuelle Umgebung können wir ganz einfach zusätzliche Festplatten hinzufügen und MailArchiver kann immer weiter wachsen. Seit der Umstellung von einer physischen auf eine virtuelle Umgebung haben wir keine Probleme mehr, alle unsere E-Mails zu erfassen. Als wir in der Vergangenheit die Migrationen zwischen verschiedenen Versionen durchgeführt haben, war dies sehr einfach. Der Support von GFI hat uns dabei sehr geholfen, obwohl wir ihn eigentlich nicht so oft in Anspruch nehmen mussten, weil es meistens einfach funktioniert. Während der Migration haben wir 2 Terabyte an Datenbankdateien verschoben. In diesen Dateien waren zu der Zeit etwa sechzehneinhalb Millionen E-Mails archiviert. Es war also eine beträchtliche Datenmenge, die wir durch das Netzwerk geschleppt haben. Daher war es sehr befriedigend, dass wir unseren Termin einhalten konnten und alles funktionierte, alle Datenbanken wiederhergestellt wurden und die Mitarbeiter einfach weiterarbeiteten, ohne überhaupt zu bemerken, dass wir die Änderung vorgenommen hatten.