Soy Alan Warne, jefe del equipo de Operaciones de TIC de Environment Canterbury. Environment Canterbury es el consejo regional de la región de Canterbury, en la Isla Sur de Nueva Zelanda. Contamos con tres entidades principales: Environment Canterbury, que se ocupa de la gestión de los recursos naturales del suelo, el aire, el agua y la región costera. También está el servicio de metro, que se encarga de supervisar la prestación de servicios de autobús en todo el condado, y la defensa civil. Environment Canterbury comenzó a usar los productos de GFI en 2005. Estaban buscando una solución al problema de archivado de correo que tenían en ese momento. Tenemos que cumplir con la Ley de Registros Públicos por lo que necesitamos recopilar todos nuestros correos electrónicos. Antes de tener MailArchiver teníamos un lío de archivos PST por toda la organización.
En 2005 usábamos Exchange 2003, que tiene una capacidad muy limitada, por lo que muchos empleados tenían que copiar sus correos electrónicos en varias situaciones incontroladas. MailArchiver nos permite recopilar todos los correos electrónicos que entran y salen de la organización antes de que los reciba el empleado, lo que implica que incluso si un empleado borra accidentalmente un mensaje, conservamos ese registro, de modo que cuando recibimos las solicitudes de la Ley de Información Oficial del Gobierno Local (LGOIMA), disponemos de toda la información. Al centralizar la información en MailArchiver, podemos encontrar el correo electrónico, lo que nos ahorra mucho tiempo y esfuerzo y nos permite responder a las solicitudes de LGOIMA con mayor rapidez. Nos beneficiamos del uso de MailArchiver porque está basado en la web, por lo que los usuarios pueden estar en cualquier máquina y acceder a su archivo de correo electrónico. No tienen que entrar en Outlook. No tienen que abrir un producto, no tienen que estar en un determinado equipo que tenga instalado un determinado software, por lo que para el usuario es una gran solución porque puede acceder a sus correos electrónicos y buscar en todo su historial desde cualquier lugar.
Todos los productos de GFI usan productos estándar de Microsoft. Para nosotros resulta muy fácil integrarlos en nuestro entorno, puesto que ya disponemos de todos esos productos y conocemos su arquitectura, de modo que, desde el punto de vista de la arquitectura, sus productos funcionan perfectamente en TI. Entendemos lo que necesitan y nos resulta muy sencillo implementarlos. Las ventajas de contar con MailArchiver radican en la mitigación del riesgo de solicitudes de LGOIMA, pues podemos garantizar que, en lo que respecta al correo electrónico, tenemos todos nuestros registros públicos, de modo que tenemos cubiertas todas las interacciones con el público. Hace unos dos años tuvimos un problema con nuestro MailArchiver porque lo ejecutábamos en un servidor físico y nos estábamos quedando sin disco físico. De modo que creamos un entorno virtual, usamos los últimos sistemas operativos de servidor e instalamos la última versión de GFI MailArchiver. En aquel momento fue bueno porque MailArchiver era compatible con Server 2012 R2 y ese sistema operativo acababa de salir, por lo que no nos vimos frenados por el software que tratábamos de instalar.
Al pasar de un entorno físico a un entorno virtual podemos añadir con mucha facilidad un disco extra y MailArchiver puede seguir creciendo y nunca nos hemos detenido, así que desde que pasamos de un entorno físico a uno virtual no hemos vuelto a tener problemas con la captura de todos nuestros correos electrónicos. Cuando hemos llevado a cabo las migraciones entre versiones en el pasado, nos ha resultado muy sencillo y el soporte técnico que recibimos de GFI nos ha ayudado mucho, aunque en realidad no hemos tenido que llamarles tan a menudo porque la mayoría de las veces simplemente funciona. Durante la migración movimos 2 terabytes de archivos de base de datos. Algo así como dieciséis millones y medio de correos electrónicos estaban archivados en ellos en ese momento, por lo que era una cantidad bastante significativa de datos que arrastrábamos por la red, de modo que fue muy satisfactorio que cumpliéramos nuestro plazo y que todo funcionara, que todas las bases de datos volvieran a funcionar y que el personal siguiera trabajando, sin ni siquiera darse cuenta de que habíamos hecho el cambio.