Windsor Health Group je společnost se sídlem v Nashvillu ve státě Tennessee, která provozuje státem sponzorované zdravotní plány a poskytuje specializované služby řízené péče jak pojišťovnám, tak poskytovatelům zdravotní péče. Společnost hledala řešení, které by zajistilo soulad s požadavky na bezpečnou výměnu obrazů dokumentů s jakýmkoli poskytovatelem zdravotní péče, pomohlo jí přejít na bezpapírovou kancelář a odstranilo překážku v podobě sdílených fyzických faxů v rámci organizace. Pro řešení těchto problémů si společnost Windsor Health Group vybrala GFI FaxMaker od společnosti GFI Software.

Výzvy

Výměna zdravotních záznamů pacientů, důvěrnost a bezpečnost dat jsou pro organizace poskytující zdravotní služby v USA nesmírně důležité. Vzhledem k přísným předpisům zavedeným v rámci zákona o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění musely zdravotnické organizace zavést systémy a softwarová řešení, která jsou v souladu s HIPAA.

"Jako zdravotnická organizace jsme si byli vědomi požadavků HIPAA na co nejbezpečnější výměnu dokumentů a informací o pacientech s jakýmkoli poskytovatelem zdravotní péče. Přechod od tradičního faxu k integrovanému faxovému serveru, který využívá naši IT a e-mailovou infrastrukturu, byl pro nás důležitým krokem, a proto jsme se zajímali o GFI FaxMaker," řekl Barry Shermer, viceprezident pro IT, Business Intelligence & Reporting.

Ačkoli byl bezpečný přenos dokumentace prvořadým hlediskem, pan Shermer uvedl, že společnost se chtěla také posunout o další krok blíže k bezpapírové kanceláři a odstranit překážku v podobě sdílených fyzických faxů.

"Sdílené faxy jsou nejen bezpečnostní překážkou v tom smyslu, že důvěrné dokumenty mohou vidět nepovolané osoby ve firmě, ale je zde i silný prvek nákladů, pokud jde o papír a další materiální zdroje. Odstranění tohoto problematického místa by vedlo k úspoře nákladů a umožnilo by bezpečnou výměnu informací o pacientech a dokumentace," dodal pan Shermer.

Řešením pro společnost Windsor bylo hledání softwarového řešení, které by tyto problémy řešilo nákladově efektivním způsobem.

Implementace

Společnost zkoumala na trhu řadu produktů, včetně GFI FaxMaker.

"Prohlíželi jsme si i jiná řešení a náš výběr byl založen na následujících kritériích: cena, možnost snadného směrování podle DID do poštovních schránek Microsoft Exchange a v té době i možnost exportu/archivace do sdílené složky - to však již pro nás není požadavek. Nakonec jsme se však rozhodli pro možnost směrování v FaxMaker," vysvětlil pan Shermer.

Podle pana Shermera byla společnost Windsor díky přístupu k backendové databázi schopna "přidat hodnotu" do firemních aplikací: "Například validace v rámci aplikace vedla k úspěšnému odeslání automatického e-mailu prostřednictvím GFI FaxMaker."

"Okamžitě se projevilo i zlepšení produktivity. Zaměstnanci se velmi rychle adaptovali na odesílání a přijímání faxů z počítače. Nemuseli již tisknout dokumenty, nosit je k fyzickému faxu a pak několikrát cestovat, aby ověřili, zda byly úspěšně odeslány, nebo ne. Nyní tak činí, aniž by opustili své pracovní místo:vysvětlil.

Díky tomu, že uživatelé používají svou pracovní stanici k odesílání a přijímání e-mailů. Zaručena je i důvěrnost, protože každý přijatý fax je odeslán přímo do poštovní schránky příjemce, a nikoliv do fyzického faxu v kanceláři, kde by jej mohli vidět ostatní zaměstnanci.

Čas strávený dříve u fyzického faxu, podáváním faxů, čekáním na doručení apod. se zkrátil a nyní je tento čas věnován jiným úkolům."

Výhody

Společnost získala výhody ve třech hlavních oblastech:

Z právního hlediska, z hlediska řízení nebo z hlediska dodržování předpisů nám GFI FaxMaker umožňuje výměnu zdravotnické dokumentace prakticky jakýmkoli pracovištěm poskytovatele, dokonce i těm, která nemají přístup k internetu. Data jsou přenášena pomocí protokolu akceptovaného HIPAA, tedy faxem, a my máme odpovědnost za příchozí i odchozí faxy k poskytovatelům zdravotní péče. "Díky aplikaci GFI FaxMaker jsou tyto faxy zaznamenávány systémem namísto papírových potvrzení z fyzických faxů"

Z technologického hlediska umožňuje GFI FaxMaker přiřazení digitálních ID (DID) jednotlivých oddělení ke schránkám Exchange: "Ke sdílené schránce může mít přístup více uživatelů v rámci oddělení. Rozšiřování je také snadné s růstem firmy; například jsme se rozšířili z analogové desky na desku Ti s minimálními změnami v konfiguraci GFI FaxMaker" řekl pan Shermer.

A v neposlední řadě, z finančního hlediska byly počáteční náklady na nákup a implementaci mírné, zatímco náklady na údržbu jsou minimální. "Společnost Windsor denně v průměru odesílá 920 příchozích a 720 odchozích faxů. Zvýšení produktivity díky zabalení podpůrné zdravotnické dokumentace do jediné odchozí odpovědi bylo významné. Navíc, pokud dojde k selhání přenosu, je opětovné zaslání "lékařského balíčku" stejně jednoduché jako opětovné zaslání e-mailu" dodal.

Cíl dosažen

Původní cíl společnosti Windsor - zajistit bezpečný přenos a výměnu zdravotnické dokumentace - byl nejen splněn, ale společnost také získala značný nárůst produktivity, efektivnější proces faxování pro uživatele a také důležité úspory zdrojů, jako je papír, toner a údržba fyzických strojů.

Odkazy

Stáhnete si zkušební verzi GFI FaxMaker zdarma

Odmítnutí odpovědnosti: Všechny zde uvedené názvy produktů a společností mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Podle našeho nejlepšího vědomí byly všechny údaje v době zveřejnění správné. Tyto informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.