Die Windsor Health Group ist ein Managed-Health-Unternehmen mit Sitz in Nashville, Tennessee, das staatlich geförderte Gesundheitspläne betreibt und spezielle Managed-Care-Dienste sowohl für Versicherungen als auch für Gesundheitsdienstleister anbietet. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die die Anforderungen an den sicheren Austausch von Dokumentenbildern mit allen Gesundheitsdienstleistern erfüllte, um den Übergang zu einem papierlosen Büro zu erleichtern und den Engpass der gemeinsam genutzten physischen Faxgeräte innerhalb der Organisation zu beseitigen. Um diese Anforderungen zu erfüllen, entschied sich die Windsor Health Group für GFI FaxMaker von GFI Software

Herausforderungen

Der Austausch von Patientenakten, die Vertraulichkeit der Patientendaten und die Datensicherheit sind für Organisationen, die in den USA Gesundheitsdienste anbieten, von größter Bedeutung. Aufgrund der strengen Vorschriften, die im Rahmen des Health Insurance Portability and Accountability Act erlassen wurden, mussten Organisationen des Gesundheitswesens Systeme und Softwarelösungen einführen, die mit dem HIPAA konform sind.

Als Unternehmen des Gesundheitswesens waren wir uns der Anforderungen des HIPAA bewusst, um den Austausch von Dokumenten und Patientendaten mit allen Anbietern im Gesundheitswesen so sicher wie möglich zu gestalten. Die Umstellung vom herkömmlichen Faxgerät auf einen integrierten Fax-Server, der unsere IT- und E-Mail-Infrastruktur nutzt, war ein wichtiger Schritt für uns. Deshalb haben wir uns für GFI FaxMaker entschieden", so Barry Shermer, VP IT, Business Intelligence & Reporting.

Obwohl die sichere Übermittlung von Dokumenten im Vordergrund stand, wollte das Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro machen und den Engpass der gemeinsam genutzten physischen Faxgeräte beseitigen, so Shermer.

"Gemeinsam genutzte Faxgeräte sind nicht nur eine Sicherheitslücke, da vertrauliche Dokumente von unbefugten Personen innerhalb des Unternehmens eingesehen werden könnten, sondern sie verursachen auch erhebliche Kosten in Form von Papier und anderen materiellen Ressourcen. Die Beseitigung dieses Engpasses würde zu Kosteneinsparungen führen und einen sicheren Austausch von Patienteninformationen und -dokumenten ermöglichen", fügte Herr Shermer hinzu.

Die Lösung für Windsor war die Suche nach einer Softwarelösung, die diese Probleme auf kostengünstige Weise angeht.

Implementierung

Das Unternehmen hatte sich eine Reihe von Produkten auf dem Markt angesehen, darunter auch GFI FaxMaker.

Wir hatten uns auch andere Lösungen angesehen und unsere Wahl basierte auf folgenden Kriterien: Preis, die Möglichkeit, Faxe per DID an Microsoft Exchange-Postfächer weiterzuleiten und die damalige Möglichkeit, in einen freigegebenen Ordner zu exportieren/archivieren - dies ist für uns jedoch nicht mehr erforderlich. Unsere Entscheidung basierte letztlich auf der Routing-Funktion von OR FaxMaker", erklärt Herr Shermer.

Laut Shermer ist Windsor in der Lage, den Wert von Unternehmensanwendungen zu erhöhen, da der Zugriff auf die Backend-Datenbank möglich ist. "Beispielsweise hat die Validierung innerhalb einer Anwendung dazu geführt, dass eine automatisierte E-Mail erfolgreich über GFI FaxMaker verschickt wurde."

"Auch die Produktivitätssteigerung war sofort spürbar. Die Mitarbeiter haben sich sehr schnell daran gewöhnt, Faxe vom Desktop aus zu versenden und zu empfangen. Sie müssen die Dokumente nicht mehr ausdrucken, sie zu einem physischen Faxgerät bringen und dann mehrfach überprüfen, ob sie erfolgreich verschickt wurden oder nicht. Sie tun dies jetzt, ohne ihren Arbeitsplatz zu verlassen.", erklärte er.

"Da die Benutzer ihren Arbeitsplatz zum Senden und Empfangen von E-Mails nutzen, ist auch die Vertraulichkeit gewährleistet, da jedes empfangene Fax direkt an die Mailbox des Empfängers gesendet wird und nicht an ein physisches Faxgerät im Büro, wo es von anderen Mitarbeitern gesehen werden könnte.

Die Zeit, die früher mit dem physischen Faxgerät verbracht wurde, um Faxe einzugeben, auf die Zustellung zu warten usw., wurde verkürzt, und diese Zeit kann nun für andere Aufgaben verwendet werden".

Vorteile

Das Unternehmen hat vor allem in drei Bereichen profitiert:

Aus rechtlicher, verwaltungstechnischer oder Compliance-Perspektive: "Mit GFI FaxMaker können wir medizinische Daten über praktisch jede Arztpraxis austauschen, auch über solche ohne Internetzugang. Die Daten werden über ein HIPAA-konformes Protokoll, das Fax übertragen, und wir haben nun die Möglichkeit, sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Faxe an medizinische Dienstleister zu dokumentieren, die mit GFI FaxMaker vom System protokolliert werden, anstatt Papierbelege von physischen Faxgeräten zu erhalten:

Aus technologischer Sicht ermöglicht GFI FaxMaker die Zuweisung von digitalen Abteilungs-IDs (DIDs) zu Exchange-Postfächern: "Mehrere Benutzer innerhalb einer Abteilung können auf ein gemeinsames Postfach zugreifen. So haben wir beispielsweise mit minimalen Änderungen an unserer GFI FaxMaker-Konfiguration von einem analogen Board auf ein Ti-Board umgestellt", so Shermer.

Aus finanzieller Sicht schließlich waren die Anschaffungs- und Implementierungskosten moderat, während die Wartungskosten minimal sind. "Windsor verschickt durchschnittlich 920 eingehende und 720 ausgehende Faxe pro Tag. Die Produktivitätssteigerung durch die Zusammenfassung der medizinischen Begleitdokumente in einer einzigen ausgehenden Antwort ist erheblich. Außerdem ist das erneute Versenden eines 'medizinischen Pakets' im Falle eines Handshake-Fehlers so einfach wie das erneute Versenden einer E-Mail", fügt er hinzu.

Ziel erfüllt

Das ursprüngliche Ziel von Windsor - die sichere Übertragung und der sichere Austausch medizinischer Dokumente - wurde erreicht. Darüber hinaus profitierte das Unternehmen von erheblichen Produktivitätssteigerungen, einem effizienteren Faxprozess für die Benutzer und was ebenfalls wichtig ist, von Einsparungen bei Ressourcen wie Papier, Toner und Wartung der physischen Geräte.

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