Windsor Health Group es una empresa de atención sanitaria gestionada, con sede en Nashville, Tennessee, que gestiona planes de salud patrocinados por el Gobierno y presta servicios especializados de atención gestionada tanto a la comunidad de aseguradoras como a la de proveedores de atención sanitaria. La empresa precisaba una solución que garantizara el cumplimiento de los requisitos para intercambiar imágenes de documentos con cualquier proveedor sanitario de forma segura, que le facilitara el avance hacia una oficina sin papel y que eliminara el atasco que suponían las máquinas de fax físicas compartidas dentro de la organización. Para solucionar estos problemas, Windsor Health Group eligió GFI FaxMaker de GFI Software.
Desafíos
El intercambio de historiales médicos de los pacientes, su confidencialidad y la seguridad de los datos son de vital importancia para las organizaciones que brindan servicios sanitarios en Estados Unidos. Con la estricta normativa impuesta en el marco de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios, las organizaciones sanitarias se han visto obligadas a implantar sistemas y soluciones de software que cumplan la HIPAA.
"Como organización sanitaria, éramos conscientes de los requisitos de la HIPAA para intercambiar documentos e información de los pacientes con cualquier proveedor sanitario de la manera más segura posible. Pasar de la máquina de fax tradicional a un servidor de fax integrado que utilizase nuestra infraestructura de TI y correo electrónico era un paso importante para nosotros, de ahí nuestro interés en GFI FaxMaker", afirmó Barry Shermer, vicepresidente de TI, Business Intelligence & Reporting.
Aunque la transmisión segura de la documentación era una consideración primordial, el Sr. Shermer señaló que la empresa también quería dar un paso más hacia una oficina sin papel y eliminar el obstáculo de las máquinas de fax físicas compartidas.
"Las máquinas de fax compartidas no solo suponen un agujero de seguridad, en el sentido de que los documentos confidenciales podrían ser vistos por personas no autorizadas dentro de la empresa, sino que existe un fuerte factor de coste en términos de papel y otros recursos materiales. Eliminar este obstáculo supondría un ahorro de costes y permitiría el intercambio seguro de información y documentación de los pacientes", añadió Shermer.
La solución para Windsor fue buscar un programa informático que abordara estos problemas de forma rentable.
Implementación
La empresa había estudiado diversos productos del mercado, entre ellos GFI FaxMaker.
"Habíamos estudiado otras soluciones y nuestra elección se basó en los siguientes criterios: el precio, la capacidad de enrutar de forma sencilla por DID a buzones de correo de Microsoft Exchange y, en aquel momento, la capacidad de exportar/archivar a una carpeta compartida, aunque esto ya no es un requisito para nosotros. Nuestra decisión se basó en última instancia en la capacidad de enrutamiento de OR FaxMaker", explicó Shermer.
Según el Sr. Shermer, Windsor ha sido capaz de "añadir valor" a las aplicaciones corporativas, puesto que la base de datos backend es accesible: "Por ejemplo, la validación dentro de una aplicación dio lugar a un correo electrónico automatizado que se envió con éxito a través de GFI FaxMaker".
"Las mejoras de productividad también se notaron de inmediato. Los empleados se adaptaron muy rápido al envío y recepción de faxes desde el escritorio; ya no necesitaban imprimir documentos, llevarlos a una máquina de fax física y luego hacer diversos viajes para verificar si se habían enviado con éxito o no. Ahora lo hacen sin salir de su puesto de trabajo", explicó.
Al emplear los usuarios su puesto de trabajo para enviar y recibir correos electrónicos, la confidencialidad también está garantizada, porque cada fax recibido, por ejemplo, se envía de forma directa al buzón del destinatario y no a una máquina de fax física en la oficina, donde podría ser visto por otros empleados.
El tiempo que antes se destinaba a la máquina de fax física, a alimentar los faxes, a esperar la entrega, etc., se ha reducido y ese tiempo se dedica ahora a otras tareas".
Beneficios
La empresa se ha beneficiado en tres ámbitos principales:
Desde una perspectiva legal, de gestión o de cumplimiento, "GFI FaxMaker nos permite intercambiar historiales médicos por prácticamente cualquier consultorio de proveedores, incluso los que no tienen acceso a Internet. Los datos se transfieren mediante un protocolo aceptado por la HIPAA, el fax, y ahora contamos con la responsabilidad de los faxes entrantes y salientes a los proveedores médicos. Con GFI FaxMaker, estos son registrados por el sistema en lugar de recibos en papel de máquinas de fax físicas:
Desde el punto de vista tecnológico, GFI FaxMaker permite asignar identificadores digitales departamentales (DID) a las bandejas de entrada de Exchange: "Diversos usuarios de un departamento pueden acceder a la bandeja de entrada compartida. La expansión también es sencilla a medida que la empresa crece; por ejemplo, nosotros pasamos de un tablero analógico a un tablero Ti con cambios mínimos en nuestra configuración de GFI FaxMaker", afirmó el Sr. Shermer.
Finalmente, desde una perspectiva financiera, el coste inicial de compra e implementación fue moderado mientras que el coste de mantenimiento es mínimo. "Windsor tiene un promedio de 920 faxes de entrada y 720 de salida diariamente. El aumento de la productividad gracias al empaquetado de la documentación médica de apoyo en una sola respuesta saliente ha sido significativo. Además, si se produce un fallo en el apretón de manos, el reenvío de un "paquete médico" es tan simple como reenviar el correo electrónico, añadió.
Objetivo alcanzado
Si bien se alcanzó el objetivo inicial de Windsor, garantizar la transmisión y el intercambio seguros de documentos médicos, la empresa también se benefició de un aumento considerable de la productividad, un proceso de fax más eficiente para los usuarios y, lo que también es importante, un ahorro en recursos como papel, tóner y mantenimiento de las máquinas físicas.
Enlaces
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