Pravidla pro dodržování předpisů jsou na celém světě přísná a Singapur není výjimkou. Tamní zákazníci z řad malých a středních podniků však mají osvědčenou odpověď na své problémy s dodržováním předpisů - GFI Archiver®. Poskytovatel IT služeb Bridges Integrity Services LLP (BIS) pomáhá svým klientům tím, že nabízí GFI Archiver od společnosti GFI Software, softwarové řešení, které bezpečně ukládá a vyhledává elektronickou poštu. Dokáže také archivovat soubory a kalendáře.

Archivace pošty v Singapuru pomáhá s dodržováním předpisů

Potřeba společnosti BIS zajistit bezpečnost e-mailů vycházela z potřeb jejích zákazníků. "Naši klienti chtěli nástroj pro audit e-mailů, který by sledoval všechny příchozí a odchozí e-maily pro účely právního auditu a dodržování předpisů," řekl pan Joke Jong, projektový manažer/technický vedoucí společnosti.

Starý způsob tohoto řešení prostě nefungoval. "Zkoušeli jsme manuální způsob vytváření kopií všech e-mailů. Zpočátku to fungovalo, ale když se objem e-mailů enormně zvýšil, byl tento úkol příliš velký na to, aby se dal zvládnout," vysvětlil pan Jong.

GFI Archiver® umí víc než jen ukládat staré e-maily.

"V případě implementace GFI MailArchiver® (nyní GFI Archiver®) u našich klientů jsme mohli sledovat využití e-mailů a vytvářet reporty pro klíčové zainteresované strany, které vyhodnocují e-mailovou komunikaci zaměstnanců s klienty a dodavateli, zda je v souladu se zásadami organizace. Audit pošty se několikrát ukázal jako velmi užitečný pro dohledání e-mailové komunikace v případech, kdy se vyskytly nesrovnalosti, nebo když se vyskytl problém "náhodného vymazání e-mailů" z e-mailové schránky uživatele," vysvětlil pan Jong.

Volba GFI

Většina společností před výběrem jednoho nástroje vyhodnotí několik nástrojů. V případě BIS se tak nestalo. "Nezkoušeli jsme žádné konkurenční produkty, protože jejich cena nebyla v rozpočtu malých podniků," řekl pan Jong.

"Je snadné je implementovat a upgradovat. Jednoduše se používá a cena je pro malé a střední podniky zvládnutelná," řekl pan Jong. Společnost BIS je se svou volbou spokojena a produkt splňuje přesně to, co je uvedeno na krabici.

"Pomáhá urychlit proces zálohování a obnovy, když uživatelé omylem smažou položky. Správa IT, která se týká problémů s uživatelskou elektronickou poštou, se drasticky snižuje," řekl pan Jong. Produkt se také více než vyplatí; také "pomáhá snížit náklady na pracovní sílu a eliminuje možnou nedbalost a chyby metodiky ruční archivace".

"Licenční struktura GFI nám umožňuje zakoupit pouze to, co potřebujeme z hlediska počtu schránek uživatelů, které vyžadují archivaci," dodal pan Jong.

IT oddělení i koncoví uživatelé vidí hodnotu v možnosti bezpečného ukládání, sledování a vyhledávání e-mailů.

"Jsme schopni sledovat a procházet zaznamenané e-maily. Uživatelé mohou vidět své vlastní archivované e-maily bez obav, že je nebudou moci získat zpět, jakmile byly e-maily smazány."

Sečteno a podtrženo? Obnovení a sledování e-mailů, které koncoví uživatelé nahlásí jako ztracené, nezabere mnoho času. "GFI Archiver dokáže tyto problémy efektivně řešit." Cítí se také bezpečněji, když ví, že může provést audit a ujistit se, že všechny e-maily jsou zálohované a dohledatelné.

Vztah s GFI

Společnost BIS existuje od roku 1999 a software GFI začala používat v roce 2009. Tato společnost s devíti zaměstnanci působí jako outsourcer pro IT potřeby klientů s 5-300 zaměstnanci - mnozí z nich potřebují splnit předpisy o dodržování předpisů nebo archivovat elektronickou poštu kvůli bezpečnosti, pohodlí nebo jen klidu.

GFI Archiver® se osvědčil jako spolehlivý, výborně a snadno spravovatelný nástroj.

"Během instalace a upgradu jsme se setkali jen s malými výpadky. Aplikace prostě funguje. Byly chvíle, kdy se porouchala kvůli obrovské zátěži e-mailů, které zpracovávala, ale po doladění konfigurace databáze byl provoz bezproblémový," řekl pan Jong. "Nejdůležitější je dostatečná dokumentace a dostupnost nápovědy, která nám pomůže s nastavením, nebo když něco odejde."

"Produkty GFI se nám líbí, protože se snadno implementují/instalují a snadno aktualizují. Aplikace fungují podle očekávání s minimem problémů. Když se vyskytly problémy, nevyžadovalo to mnoho úprav nebo řešení problémů s aplikací nebo prostředím, aby se problém odstranil," řekl pan Jong.

Na závěr dodal, že by také uvítal více možností přizpůsobení v rámci sestav: "Přizpůsobení systému MailInsights je stále důležitější, protože stále více majitelů a manažerů malých a středních podniků má zájem vidět přehledy o tom, jak jejich zaměstnanci používají e-mailové systémy."

Upozornění: Všechny zde uvedené názvy produktů a společností mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Podle našeho nejlepšího vědomí byly všechny údaje v době zveřejnění správné. Tyto informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.