Las normas de cumplimiento son estrictas en todo el mundo y Singapur no es una excepción. Pero las PYMES tienen una respuesta probada a sus problemas de cumplimiento: GFI Archiver®. El proveedor de servicios informáticos Bridges Integrity Services LLP (BIS) ayuda a sus clientes proporcionándoles GFI Archiver de GFI Software, una solución de software que almacena y recupera de forma segura el correo electrónico; también puede archivar archivos y calendarios.
El archivado del correo ayuda a cumplir la normativa en Singapur
La necesidad de seguridad del correo electrónico de BIS fue impulsada por sus clientes. "Nuestros clientes buscaban una herramienta de auditoría del correo electrónico para rastrear todos los mensajes entrantes y salientes de cara a la auditoría legal y el cumplimiento de la normativa", explica Joke Jong, Director de Proyectos/Jefe de Tecnología de la empresa.
La antigua forma de hacerlo no funcionaba. "Probamos la forma manual de hacer una copia de todos los correos electrónicos. Funcionó al principio, pero cuando el volumen de correo electrónico se incrementó enormemente, la tarea se hizo demasiado pesada", explicó el Sr. Jong.
GFI Archiver® hace algo más que almacenar el correo electrónico antiguo.
"En el caso de la implementación de GFI MailArchiver® (ahora GFI Archiver®) para nuestros clientes, pudimos hacer un seguimiento del uso del correo electrónico y generar informes para las partes interesadas clave para evaluar las comunicaciones por correo electrónico de los empleados con el cliente y los proveedores sobre si cumple con las políticas de la organización. La auditoría del correo ha demostrado ser muy útil en varias ocasiones para hacer un seguimiento de las comunicaciones por correo electrónico cuando había discrepancias, o cuando se producía un problema de 'eliminación accidental de correos electrónicos' del buzón de un usuario", afirmó el Sr. Jong.
La elección de GFI
La mayoría de las empresas evalúan diversas herramientas antes de elegir una. En el caso de BIS, eso no ocurrió. "No probamos ningún producto de la competencia porque su precio no entraba en el presupuesto de las pequeñas empresas", dijo el Sr. Jong.
"Es muy fácil de implantar y actualizar. Es fácil de usar y el precio es asequible para las PYME", afirma Jong. En BIS están contentos con su elección y el producto hace exactamente lo que se indica.
"Ayuda a acelerar el proceso de copia de seguridad y restauración cuando los usuarios borran elementos por error. La gestión de TI relacionada con los problemas de correo electrónico de los usuarios se reduce drásticamente", afirma Jong. Además, el producto se amortiza con creces; también "ayuda a reducir los costes de mano de obra y elimina posibles descuidos y errores en la metodología de archivado manual."
"La estructura de licencias de GFI nos permite comprar únicamente lo que necesitamos en función del número de buzones de correo de los usuarios que requieren archivado", añadió el Sr. Jong.
Tanto el departamento de TI como los usuarios finales ven el valor de poder almacenar, rastrear y recuperar el correo electrónico de forma segura.
"Podemos hacer un seguimiento y revisar los correos electrónicos registrados. Los usuarios pueden ver sus propios correos archivados sin miedo a no poder recuperarlos una vez eliminados."
¿El resultado final? Lleva poco tiempo restaurar y rastrear los correos electrónicos que los usuarios finales reportan como perdidos. "GFI Archiver es capaz de resolver eficazmente estos problemas". También se siente más seguro sabiendo que puede auditar, y asegurarse de que todo el correo electrónico está respaldado y rastreable.
La relación con GFI
BIS existe desde 1999 y comenzó a usar el software de GFI en 2009. Esta sólida empresa de nueve empleados actúa como subcontratista para las necesidades de TI de clientes con entre 5 y 300 empleados, muchos de ellos necesitan cumplir las normativas o archivar el correo electrónico por seguridad, comodidad o simplemente por tranquilidad.
GFI Archiver® ha demostrado ser una herramienta sólida, excelente y fácil de gestionar.
"Apenas encontramos tiempo de inactividad durante la configuración y la actualización. La aplicación simplemente funciona. Hubo momentos en los que se rompió debido a la gran carga de correos electrónicos que estaba procesando, pero tras ajustar la configuración de la base de datos, las operaciones se realizaron sin problemas", dijo el Sr. Jong. "Lo más importante es que existe suficiente documentación y accesibilidad para la ayuda, para guiarnos con la configuración, o cuando las cosas se estropean".
"Nos gustan los productos de GFI porque son fáciles de implementar/instalar, y sencillos de actualizar. Las aplicaciones funcionan según lo esperado con problemas mínimos. Cuando han surgido problemas, no ha sido necesario personalizar mucho la aplicación o el entorno para solucionarlos", afirma el Sr. Jong.
Por último, también le gustaría ver más personalización en los informes: "La personalización de MailInsights es cada vez más crucial, ya que más propietarios y gerentes de PYMES están interesados en ver los informes de cómo sus sistemas de correo electrónico son usados por sus empleados".
Descargo de responsabilidad: Todos los nombres de productos y empresas mencionados en este artículo pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios. A nuestro leal saber y entender, todos los datos eran correctos en el momento de la publicación; esta información está sujeta a cambios sin previo aviso.