I requisiti di conformità sono severi in tutto il mondo e Singapore non fa eccezione. Tuttavia, i clienti delle piccole e medie imprese conoscono la risposta giusta per soddisfare questi requisiti: GFI Archiver®. Il fornitore di servizi informatici Bridges Integrity Services LLP (BIS) aiuta i suoi clienti offrendo GFI Archiver di GFI Software, una soluzione software che consente di salvare e recuperare la posta elettronica in modo sicuro e che può anche archiviare file e calendari.
L'archiviazione della posta fa rispettare i requisiti di conformità a Singapore
L'esigenza di BIS di garantire la sicurezza delle email è stata dettata dai suoi clienti. "I nostri clienti volevano uno strumento di controllo della posta elettronica per tracciare tutte le email in entrata e in uscita ai fini della verifica legale e della conformità", ha detto Joke Jong, Project Manager/Tech Head dell'azienda.
Il vecchio metodo non funzionava. "Abbiamo provato il metodo manuale di fare una copia di tutte le email. All'inizio poteva ancora essere accettabile, ma quando il volume delle email è aumentato enormemente, fare questo è diventato troppo gravoso", ha spiegato Jong.
GFI Archiver® non si limita ad archiviare le vecchie email.
"Nel caso dell'implementazione di GFI MailArchiver® (ora GFI Archiver®) per i nostri clienti, siamo stati in grado di tracciare l'utilizzo della posta elettronica e di generare report per i principali stakeholder, per valutare le comunicazioni tramite email dei dipendenti con i clienti e i venditori e verificare se sono conformi alle politiche dell'organizzazione. L'auditing delle email si è rivelato più volte molto utile per rintracciare le comunicazioni in caso di discrepanze, o di cancellazione accidentale dei messaggi di posta elettronica dalla casella posta di un utente", ha spiegato Jong.
La scelta di GFI
La maggior parte delle aziende valuta vari strumenti prima di sceglierne uno. Nel caso di BIS, questo non è accaduto. "Non abbiamo provato nessun prodotto concorrente perché il loro prezzo non rientrava nel budget di una piccola impresa come la nostra", ha dichiarato Jong.
"È facile da implementare e aggiornare. È semplice da usare e il prezzo è alla portata delle PMI", ha aggiunto Jong. BIS è soddisfatta della sua scelta e il prodotto fa esattamente quello che dice di fare.
"Aiuta a velocizzare il processo di backup e ripristino quando gli utenti eliminano accidentalmente degli elementi. La gestione dell'IT relativa ai problemi di posta elettronica degli utenti è drasticamente ridotta", ha detto Jong. Inoltre, il prodotto "aiuta a ridurre i costi di manodopera ed elimina possibili disattenzioni ed errori nella metodologia di archiviazione manuale".
"La struttura delle licenze di GFI ci permette di acquistare solo ciò che ci serve in termini di numero di caselle di posta elettronica degli utenti che devono essere archiviate", ha aggiunto Jong.
Sia l'IT che gli utenti finali sono consapevoli dell'importanza di poter archiviare, tracciare e recuperare la posta elettronica in modo sicuro.
"Siamo in grado di tracciare e analizzare le email registrate. Gli utenti possono vedere le proprie email archiviate senza temere di non poterle recuperare una volta eliminate".
Ci vuole davvero poco tempo per ripristinare e rintracciare le email che gli utenti finali segnalano come mancanti. "GFI Archiver è in grado di risolvere efficacemente questi problemi". Inoltre, Jong si sente più sicuro sapendo che tutti i messaggi di posta elettronica sono sottoposti a backup e rintracciabili.
La relazione con GFI
BIS esiste dal 1999 e ha iniziato a utilizzare il software GFI nel 2009. L'azienda, forte di nove dipendenti, opera come outsourcer per le esigenze informatiche di clienti con 5-300 dipendenti, molti dei quali hanno bisogno di soddisfare i requisisti legali di conformità o di archiviare la posta elettronica per motivi di sicurezza, comodità o semplicemente per la propria tranquillità.
GFI Archiver® si è dimostrato uno strumento solido, efficiente e facile da gestire.
"Abbiamo riscontrato pochissimi tempi di inattività durante la configurazione e l'aggiornamento. L'applicazione funziona sempre nel modo corretto. Nei rari casi in cui ha smesso di funzionare, a causa dell'enorme carico di email che stava elaborando, dopo aver messo a punto la configurazione del database, è subito tornata a funzionare senza problemi", ha detto Jong. "La documentazione e la facilità di accesso all'assistenza sono sufficienti per guidarci durante la configurazione o in caso di problemi".
"Ci piacciono i prodotti GFI perché sono facili da implementare, installare e aggiornare. Le applicazioni funzionano come previsto con problemi minimi. Quando si sono verificati dei problemi, non è stato necessario cambiare le personalizzazioni o dover effettuare un'analisi approfondita dell'applicazione o dell'ambiente per risolverli", ha detto Jong.
Come ultimo punto, Jong vorrebbe vedere una maggiore personalizzazione dei report: "La personalizzazione di MailInsights sta diventando sempre più cruciale, dato che sempre più proprietari e manager delle PMI sono interessati a vedere report su come i loro sistemi di posta elettronica vengono utilizzati dai loro dipendenti".
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