Společnost ROHDE KG musí splňovat velmi přísné požadavky, aby mohla v Německu podnikat. Musí archivovat všechny své dokumenty po celých deset let. To zahrnuje papírové i elektronické dokumenty.Karl-Heinz Rohde, generální ředitel společnosti s 60 zaměstnanci, uvedl, že jeho společnost má certifikát pro svou činnost již více než 15 let, a proto jsou tyto předpisy naprostou nutností.

GFI Archiver pomáhá německé firmě splnit přísné předpisy

"Německé nařízení HGB (=Handelsgesetzbuch) § 257 stanoví, že všechny obchodní dokumenty musí být uchovávány (a kdykoli k dispozici) po dobu minimálně 10 let. V minulosti se to týkalo korespondence v papírové podobě, což nebylo tak obtížné. U veškeré elektronické korespondence, jako jsou e-maily, je to složitější," uvedl pan Rohde. "U e-mailů to nebylo možné bez softwarového řešení."

Po prověření toho, co bylo na trhu k dispozici, a po konzultaci s externím správcem si společnost vybrala GFI Archiver®.

Ukládání pošty starým způsobem bylo těžkopádné a neefektivní: "V minulosti jsme všechny důležité e-maily ukládali do aplikace Outlook. Pak se velikost e-mailového účtu každého z nás zvětšila. Vyhledávání starších zpráv nebylo tak snadné a trvalo dlouho. Nyní je to s nástrojem GFI Archiver® velmi snadné. Přenesení všech starých e-mailů z účtů do GFI Archiver® bylo velkou výhodou. V našich účtech uchováváme pouze e-maily, které používáme - všechny ostatní e-maily po práci mažeme. To nám umožňuje pracovat rychleji a efektivněji."

Vzhledem k tomu, že společnost vyrábí hygienické nátěry, které prodává do nemocnic, farmaceutického průmyslu a vysoce rizikových laboratoří, platí zde přísnější pravidla. GFI Archiver® jí v tom bezezbytku pomohl, ale dal jí i něco navíc.

"Na začátku byl GFI Archiver® pouze řešením, které nám pomohlo vyhovět předpisům. Nyní je to také dobré řešení pro udržení přehledu o všech přijatých e-mailech - včetně těch z minulosti," vysvětlil pan Rohde.

Velkou výhodou je také zpětné získávání e-mailů: "Funkci třídění a vyhledávání e-mailů využívají téměř všichni členové našeho týmu. Šetří to čas a zajišťuje, že společnost neztratí žádný důležitý e-mail. Jsme spokojeni se snadností, s jakou můžeme archivované e-maily vyhledávat."

Jednoduchá instalace a obsluha

Instalace a provoz GFI Archiveru® byla hračka a po třech letech je společnost více než spokojená. Jak řekl pan Rohde: "Instalaci GFI Archiver® provedl náš administrátor rychle a bez problémů. Software běží na pozadí na firemním serveru, takže není potřeba nic řešit. Fungoval od prvního okamžiku bez jakýchkoli potíží. Usnadňuje a zrychluje správu e-mailů."

Pomohl GFI Archiver® vaší společnosti dosáhnout jejích cílů, pane Rohde? "Perfektně - na 100 %."

Odmítnutí odpovědnosti: Všechny zde uvedené názvy produktů a společností mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Podle našeho nejlepšího vědomí byly všechny údaje v době zveřejnění správné; tyto informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.