ROHDE KG deve soddisfare requisiti molto severi per poter operare in Germania, come archiviare tutti i suoi documenti per un decennio. Karl-Heinz Rohde, amministratore delegato dell'azienda che conta 60 dipendenti, ha detto che la sua società è certificata per svolgere il proprio lavoro da oltre 15 anni, e il rispetto di queste norme è un obbligo assoluto.

GFI Archiver aiuta l'azienda tedesca a rispettare le normative più severe

"La normativa tedesca HGB (=Handelsgesetzbuch) § 257 stabilisce che tutti i documenti aziendali devono essere conservati (e resi disponibili in qualsiasi momento) per un minimo di 10 anni. In passato queste norme si applicavano solo alla corrispondenza cartacea, e non era troppo complicato rispettarle. È molto più difficile farlo per tutta la corrispondenza elettronica, come le email", ha detto Rohde. "Per le email non è possibile fare a meno di una soluzione software".

Dopo aver controllato i prodotti disponibili sul mercato e aver consultato l'amministratore esterno, l'azienda ha scelto GFI Archiver®.

Il salvataggio della posta elettronica nel modo che veniva utilizzato in precedenza era macchinoso e inefficiente: "In passato archiviavamo tutte le email importanti in Outlook. Quello che è accaduto è che le dimensioni degli account di posta elettronica sono diventate troppo grandi. Trovare i messaggi più vecchi non era facile e richiedeva molto tempo. Con GFI Archiver® è molto semplice, e trasferire tutte le vecchie email dagli account in GFI Archiver® si è rivelato un enorme vantaggio. Ora nei nostri account conserviamo solo le email in uso e tutte le altre vengono eliminate. Questo ci permette di lavorare in modo più veloce ed efficace".

Poiché l'azienda produce rivestimenti igienici che vende a ospedali, industrie farmaceutiche e laboratori ad alto rischio, a essa si applicano regole particolarmente stringenti. GFI Archiver® è stato di grande aiuto e ha dato all'azienda una marcia in più.

"All'inizio usavamo GFI Archiver® solo come soluzione che ci aiutava a rispettare le normative. Ora siamo consapevoli che è anche una soluzione ideale per avere una panoramica di tutte le email ricevute, comprese quelle passate", ha spiegato Rohde.

Anche il recupero delle email è un grande vantaggio: "La funzione di ordinamento e ricerca delle email è utilizzata da quasi tutti i membri del nostro team. In questo modo si risparmia tempo e si garantisce che l'azienda non perda nessuna email importante. Siamo estremamente soddisfatti della facilità con cui possiamo cercare le email archiviate".

Installazione e funzionamento semplici

L'installazione e il funzionamento di GFI Archiver® sono stati semplicissimi e, a distanza di tre anni, l'azienda è più che soddisfatta. Come ha affermato Rohde: "L'installazione di GFI Archiver è stata eseguita dal nostro amministratore, in modo rapido e senza difficoltà. Il software viene eseguito in background sul server dell'azienda, e non ci sono mai stati problemi. Ha funzionato fin dal primo momento in modo perfetto e rende la gestione delle email più semplice e veloce".

GFI Archiver® ha aiutato l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi, signor Rohde? "Assolutamente, al 100%".