Městské samosprávy jsou hodnoceny podle toho, jak dobře vládnou, a úředníci jsou často posuzováni podle toho, jak jsou vstřícní a otevření. Město Denville v New Jersey neustále pracuje na tom, aby bylo vstřícnější a ochotnější vůči svým 16 000 občanům. I tak malá obec, jako je Denville, s přibližně 125 zaměstnanci městského úřadu, musí zajistit bezpečný přístup ke své komunikaci a jedním z nejdůležitějších prvků je zde e-mail.

Archivace pošty přichází obci na pomoc

"Pravidelně poskytujeme e-maily v rámci žádostí o otevřené veřejné záznamy," vysvětlil John Ciardi, správce zařízení města.

To znamená, že všechny zprávy musí být bezpečně uloženy a uspořádány pro rychlé a snadné vyhledání. To vše dnes zajišťuje GFI Archiver®.

"Ve městě Denville New Jersey používáme GFI Archiver od roku 2009. Vždy funguje bezchybně a v případě potřeby je k dispozici kompetentní technická podpora," řekl pan Ciardi. "Zkoumali jsme i jiné produkty a nenašli jsme ekonomičtější způsob, jak archivovat naše e-maily tak efektivně, jako to dělá GFI Archiver."

Archivaci pošty by pravděpodobně mohla využít téměř každá firma. Pro jiné existuje skutečná a definovaná potřeba. Pro město Denville je to absolutní požadavek.

Město řídí starosta spolu s radou města, jejíž sedm členů má čtyřleté volební období. Jako veřejný subjekt musí dodržovat pravidla, která zajišťují otevřenou a transparentní správu. Jedním z pravidel je Otevřená evidence hospodaření. To znamená, že veškerá pošta musí být uchovávána, aby bylo možné si ji na požádání vyžádat.

"Musíme provádět archivaci elektronické pošty, abychom byli schopni dodržovat zákon New Jersey o otevřených veřejných záznamech," řekl pan Ciardi. "To je věc, která nám dělá největší starosti. Říkáme jim, aby e-maily nemazali, ale nevíme, jestli to dělají. (S Archiverem) pokud je nenajdou, alespoň vím, že mám jejich kopii."

Podle těchto pravidel musí obec uchovávat "cokoli, co je komunikací mezi státním zaměstnancem a někým zvenčí - písemný záznam a elektronický - nemůžeme mezi nimi rozlišovat," dodal.

Žádosti o veřejné záznamy přicházejí neustále, nejčastěji od advokátů nebo jiných stran sporu, a obec musí být připravena těmto žádostem vyhovět.

"Nedávno se stal případ s velkým projektem a v určitém okamžiku se to zvrtlo. Jeden člověk říká jednu věc, druhý říká druhou věc a náš pracovník říká 'ani jeden neřekl tohle'. Museli jsme najít e-maily všech a předat je právníkům, aby to vyřešili," vysvětlil pan Ciardi.

Mezi další případy patří nespokojení zaměstnanci, kteří byli propuštěni. "Jejich právníci se snaží tvrdit, že byly odeslány e-maily, ve kterých se píše to či ono - a právníci si vyžádají e-maily určitého typu. Procházím jejich e-maily běžným způsobem, ale nemám možnost zjistit, zda bylo něco smazáno. Takže se podívám do Archiváře a pak mohu získat všechno," řekl pan Ciardi.

Archiver má zásadní význam při řešení sporů, což je jedna z jeho nejdůležitějších vlastností.

"Stane se mi, že mi někdo řekne, že poslal e-mail někomu, kdo měl na základě tohoto e-mailu jednat. Ten člověk, který měl jednat, řekne 'ten e-mail jsem nikdy nedostal'. Potřebují zjistit, zda ho dotyčná osoba skutečně odeslala a zda ho druhá osoba obdržela. Dvakrát nebo třikrát ročně mě o to požádají - jen proto, aby se problém nerozšířil. To je pro nás nejdůležitější využití (Archiveru)," řekl pan Ciardi.