A los gobiernos municipales se les juzga por lo bien que gobiernan, y a los funcionarios se les suele valorar por lo receptivos y abiertos que son. El municipio de Denville, en Nueva Jersey, trabaja constantemente para ser más receptivo y útil a sus 16 000 ciudadanos. Incluso un municipio pequeño como Denville, con unos 125 empleados municipales, debe proporcionar un acceso seguro a sus comunicaciones, y uno de los elementos más importantes es el correo electrónico.
El archivado del correo, al rescate del municipio
"Entregamos periódicamente correos electrónicos como parte de las solicitudes de registros públicos abiertos", explica John Ciardi, responsable de instalaciones del municipio.
Esto implica que todos los mensajes deben ser almacenados de forma segura, y organizados para una rápida y fácil recuperación. Todo eso hoy en día lo proporciona GFI Archiver®.
"En el Ayuntamiento de Denville, Nueva Jersey, llevamos usando GFI Archiver desde 2009. Siempre funciona a la perfección y el soporte técnico competente está disponible cuando es necesario", dijo el Sr. Ciardi. "Hemos investigado otros productos y no hemos encontrado ninguna forma más económica de archivar nuestros correos electrónicos de forma tan eficaz como lo hace GFI Archiver".
Podría decirse que casi todas las empresas podrían usar el archivado de correo. Para otras, existe una necesidad real y definida. Para el municipio de Denville, existe una necesidad imperiosa.
El municipio está dirigido por un alcalde, junto con el Consejo Municipal, cuyos siete miembros tienen mandatos de cuatro años. Como entidad pública, existen normas a seguir para garantizar un gobierno abierto y transparente. Una de las normas es la apertura de los registros públicos. Eso implica que todo el correo debe conservarse para poder recurrir a él cuando se solicite.
"Necesitamos archivar el correo electrónico para poder cumplir la Ley de Registros Públicos Abiertos de Nueva Jersey", dijo el Sr. Ciardi. "Es lo que más nos preocupa. Les decimos que no borren los correos electrónicos, pero no sabemos si lo hacen. (Con Archiver) si no los encuentran, al menos sé que tengo una copia".
Según estas normas, el ayuntamiento debe conservar "todo lo que sea una comunicación entre un empleado de la administración y una persona del exterior, un registro escrito y electrónico, no podemos distinguir entre ambos", añadió.
Las solicitudes de registros públicos llegan constantemente, sobre todo de abogados u otras partes en litigio, y el Ayuntamiento debe estar preparado para atenderlas.
"Hace poco hubo un caso con un gran proyecto y en algún momento se torció. Una persona dice una cosa, otra dice otra, y nuestro empleado dice 'ninguno de los dos dijo eso'. Tuvimos que buscar los correos electrónicos de todos y entregárselos a los abogados para que lo resolvieran", aclaró Ciardi.
Otros casos son los de empleados descontentos que fueron despedidos. "Sus abogados tratan de decir que se enviaron correos electrónicos diciendo esto o lo otro, y los abogados piden correos electrónicos de un tipo determinado. Yo reviso su correo electrónico de forma habitual, pero no tengo forma de saber si se ha borrado algo. Así que miro en Archiver y puedo obtenerlo todo", afirma Ciardi.
Archiver es esencial para resolver disputas, que es uno de sus atributos más importantes.
"Alguien me comenta que ha enviado un correo electrónico a alguien que debía actuar en consecuencia. La persona que debía actuar dice: 'Nunca recibí ese correo'. Necesita averiguar si lo envió y si la otra persona lo recibió. Me lo piden dos o tres veces al año para impedir que un problema se agrave. Ese es el uso más importante que hacemos de Archiver", explica Ciardi.