Cosa fare quando metà delle email ricevute sono spam? Ignorare il problema fa perdere tempo ai dipendenti, appesantisce i server di posta e rappresenta una minaccia per la sicurezza. La Dane County Humane Society sapeva di dover fare qualcosa. Quel qualcosa era GFI MailEssentials®.

In breve

“I problemi principali sono due. Il primo è l'aumento incontrollato della posta indesiderata che arriva nel sistema. Il 50% delle email che arrivano sono spam di qualche tipo. Questo non solo assorbe risorse preziose, ma rende gli utenti improduttivi e il sistema più esposto ai virus", afferma Randy Viney, amministratore IT della Dane County Humane Society. "Il filtro antispam di GFI riduce drasticamente questo problema. Il secondo è il tempo. Per ridurre i costi, cosa che ogni azienda no-profit si trova costretta a fare, sono rimasto l'unica persona a occuparmi della rete. Utilizzando il filtro antispam, risparmio ore di lavoro che dovrei invece fare se un utente aprisse un allegato sbagliato e posso dedicarmi ad altre attività".

Sei anni senza spam

Viney ha ereditato il sistema GFI MailEssentials installato sei anni fa. È perfetto per il quartier generale di Madison, nel Wisconsin, e i suoi 80 dipendenti. "Era già installato sul server quando sono arrivato qui anni fa. Ho scoperto subito quanto era facile da gestire e che aveva un sistema di supporto eccellente. Fa esattamente quello che mi serve a un costo ragionevole", dice Viney.

GFI MailEssentials non è rimasto installato solo per forza di abitudine. Si è guadagnato il suo posto giorno dopo giorno. "Conosco bene i sistemi alternativi, come il filtraggio della posta elettronica Securence, che avevo utilizzato in passato in altre aziende, ma sono rimasto così soddisfatto di GFI MailEssentials e del suo supporto tecnico che non ho mai preso in considerazione l'idea di cambiarlo", afferma Viney.

Lo spam è molto più di un fastidio. Gli esperti stimano che circa il 3% di tutta la posta indesiderata contenga malware. Bloccando lo spam si bloccano anche queste minacce. "È molto efficace nel bloccare lo spam che può contenere un virus, riducendo il rischio di attacchi ai nostri sistemi. Chiunque abbia avuto a che fare con le conseguenze di un virus sa che possono costare molto tempo e denaro; questa protezione vale da sola il costo del prodotto", afferma Viney. "Riducendo la possibilità che un virus entri nel nostro sistema, in aggiunta a un pannello di controllo facile da usare, posso mantenere sicuro il sistema di posta elettronica senza dover spendere troppo tempo".

Lo spam fa perdere tempo e il tempo è denaro

Quanto tempo ci vuole per gestire ogni messaggio di spam che arriva nella casella di posta? Trenta secondi? Un minuto? Se si moltiplica questa numero per tutte le email indesiderate che arrivano, si comprende bene quanto tempo vada sprecato.

I responsabili IT si preoccupano della produttività dei dipendenti, ma anche dell'efficienza dell'intero settore IT. Un sistema di antispam efficace è fondamentale.

"GFI MailEssentials mi aiuta a gestire il sistema di posta elettronica in modo produttivo, lasciandomi il tempo di occuparmi di altri problemi di rete. Quando si verifica un problema inaspettato, nella maggior parte dei casi il supporto tecnico lo risolve in tempi estremamente rapidi. Questo mi permette di aumentare la produttività del mio lavoro", afferma Viney.

Fa esattamente le cose che dice di fare

Esistono tantissimi filtri antispam sul mercato, inclusi quelli forniti gratuitamente dagli ISP e quelli integrati nei client di posta elettronica come Microsoft Outlook. Per ottenere risultati seri, tuttavia, l'approccio migliore è dotarsi di una prevenzione dello spam di qualità aziendale, come quella offerta da GFI MailEssentials.

"Il software fa esattamente le cose che dice di fare, e grazie agli aggiornamenti disponibili, possiamo essere certi di poter utilizzare il prodotto anche sui sistemi operativi più recenti. SpamTag aiuta anche a fornire parte della gestione delle whitelist e delle blacklist agli utenti, che dispongono di un livello di controllo sulle email bloccate senza dover ricorrere alla mia assistenza per risolvere il problema", dice Viney.

Che cos'è SpamTag? SpamTag è un componente aggiuntivo di Microsoft Outlook che consente agli utenti di contrassegnare le email come spam o legittime direttamente in Microsoft Outlook. Permette anche di aggiungere indirizzi email alla whitelist o alla blacklist personale. Tutte le azioni che gli utenti possono eseguire possono essere attivate o disattivate dall'amministratore della configurazione principale di GFI MailEssentials, rendendo SpamTag altamente personalizzabile.

Ai professionisti IT interessano le caratteristiche e le funzionalità. Si preoccupano anche dell'installazione, della gestibilità, della stabilità, delle prestazioni e dell'efficacia. "L'installazione del prodotto è semplicissima. Non ho mai avuto alcuna difficoltà con le installazioni o gli aggiornamenti. Ho utilizzato GFI MailEssentials sia su sistemi Exchange 2007 che Exchange 2013. Ci sono stati solo alcuni problemi minori da risolvere, ma erano legati principalmente a impostazioni predefinite del software. L'assistenza mi ha aiutato a configurare le impostazioni corrette in modo che funzionasse tutto al meglio per le esigenze della nostra azienda. Anche in periodi di alto volume di posta, GFI MailEssentials non rallenta le prestazioni del sistema", dice Viney.

Non ci è voluto molto perché GFI MailEssentials dimostrasse il suo valore. "Avevo appena terminato una nuova installazione su un server Exchange 2013 che inoltrava le email al vecchio server Exchange 2007. GFI MailEssentials ha iniziato immediatamente a rilevare e bloccare lo spam. Ho notato, nella dashboard del server 2007, che a esso non era stata arrivata alcuna email di spam. Certo, alcune piccole modifiche possono essere necessarie, ma questo è un prodotto che ha un impatto immediato su qualsiasi sistema di posta elettronica".

I problemi sono stati molto rari e, quando si sono verificati, Viney o GFI sono riusciti a risolverli rapidamente. "Non abbiamo avuto alcun problema, a parte un'occasionale email identificata in modo errato, cosa che accade con qualsiasi soluzione in circolazione. Ma tra il pannello di controllo, i file di log e l'assistenza tecnica, i problemi vengono sempre risolti rapidamente", afferma Viney. "Apprezzo molto un buon supporto tecnico. Ho avuto a che fare con molte aziende nel corso degli anni e sono poche quelle che realmente ho apprezzato per velocità, coerenza, competenze e approccio. GFI è una di queste".

In conclusione

Un'azienda no-profit come la Dane County Humane Society non può permettersi di sprecare nemmeno un centesimo. Fortunatamente, il prezzo di GFI MailEssentials è assolutamente ragionevole. "Il costo è molto contenuto rispetto ad altre soluzioni. Naturalmente, come azienda no-profit, vorremmo sempre vedere costi inferiori, ma sono convinto che GFI valga ogni centesimo del suo prezzo", afferma Viney.

"Questo software continua a soddisfare e superare le mie aspettative. È per questo che siamo clienti GFI e continueremo a esserlo in futuro", conclude Viney.

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