1. Wie funktioniert E-Mail an Fax?

  2. Die üblichen Schritte für das Senden von E-Mails an ein Fax

  3. Wie funktioniert Fax an E-Mail?

  4. Vorteile der Nutzung von E-Mail an Fax und Fax an E-Mail

  5. So versenden Sie eine E-Mail mit GFI FaxMaker online als Fax

  6. So empfangen Sie ein Fax per E-Mail mit GFI FaxMaker online

  7. Blogs

  8. GFI-Ressourcen für E-Mail an Fax/Fax an E-Mail


Wie funktioniert E-Mail an Fax?

Egal, ob Sie Faxe von Ihrem E-Mail-Client aus oder über eine Geschäftsanwendung versenden, E-Mail an Fax ermöglicht es Ihnen, Faxe über einen effizienten Prozess zu versenden, der die Lücke zwischen Ihrem Bedarf an E-Mail und dem Bedarf des Empfängers an Faxen schließt.

Mit einer elektronischen Faxlösung können Sie Faxe direkt von Ihrem Standard-E-Mail-Client aus versenden. Es gibt keine Lernkurve, da die meisten Benutzer bereits wissen, wie man E-Mails versendet. Und das Verfahren kann die Produktivität steigern, da die Benutzer ein Dokument nicht mehr ausdrucken und manuell über ein herkömmliches Faxgerät versenden müssen.

Bei den meisten E-Mail-zu-Fax-Lösungen kann der Endbenutzer eine E-Mail entweder an faxnumber@domain.com (wobei domain.com eine benutzerdefinierte Faxdomäne ist) oder an einen Outlook-Geschäftsfaxkontakt senden. Aus Sicht des Benutzers erstellt er die E-Mail, adressiert sie, fügt Notizen zum Betreff und/oder zum Text hinzu, hängt die gewünschten Faxdokumente an und klickt auf Senden.

Bei typischen elektronischen Faxlösungen werden die Informationen über den Faxabsender und -empfänger sowie die Felder für den Betreff und den Text der E-Mail auf dem Deckblatt angegeben. Dies ermöglicht die Verwendung von Deckblattvorlagen, die dynamisch verwendet werden können, anstatt dass der Benutzer jedes Mal ein eigenes Deckblatt erstellen muss, wenn er eine E-Mail als Fax versenden möchte. Durch die Einbeziehung des Betreffs und des Textes der E-Mail kann der Benutzer dem Deckblatt Anweisungen hinzufügen, sodass der Benutzer das Hinzufügen von manuellen Notizen mit dem E-Mail-an-Fax-Prozess wiederholen kann.

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Die elektronische Faxlösung wandelt die E-Mail in ein Fax um, das über das Telefonnetz an den entfernten Empfänger übermittelt wird. Sobald die Faxübertragung abgeschlossen ist, sendet die Faxlösung in der Regel eine E-Mail an den Absender zurück, um ihn darüber zu informieren, ob seine E-Mail in ein Fax erfolgreich gesendet wurde oder ob die Übertragung fehlgeschlagen ist. In der Regel werden auch der Grund für den Fehlschlag und eine Option zur Wiederholung des Faxversands angegeben.

Die Möglichkeit, eine E-Mail als Fax zu versenden, ermöglicht auch eine einfache Integration mit Anwendungen von Drittanbietern. Viele Unternehmen versenden Faxe über eine Geschäftsanwendung wie z.B. ein Enterprise Resource Planning (ERP), ein Fakturierungs- oder Buchhaltungssystem. Bei einigen dieser Anwendungen kann der Workflow für die Umwandlung von E-Mail an Fax vom IT-Administrator konfiguriert werden, während andere eine Anpassung durch den Softwareanbieter erfordern.


Auch wenn die Einzelheiten bei den verschiedenen elektronischen Faxlösungen variieren, sind die üblichen Schritte für den Versand von E-Mails an ein Fax folgende:

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail

  2. Fügen Sie die An-Faxnummer in die E-Mail-Adresse ein.

  3. Erstellen Sie eine Betreffzeile und den Text der E-Mail

  4. Fügen Sie beliebige Dokumente bei

  5. Senden Sie die E-Mail - der Faxdienst wandelt die E-Mail-Informationen in ein Fax um und ruft die Faxnummer an

  6. Bestätigung erhalten - der Faxdienst sendet eine E-Mail, die bestätigt, ob das Fax erfolgreich übertragen wurde

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Wie funktioniert Fax an E-Mail?

Beim Fax-an-E-Mail-Verfahren kann der Absender ein herkömmliches Faxgerät, einen Faxdienst oder einen Faxserver verwenden, um das Dokument in Echtzeit über das Telefonnetz zu versenden - der Empfänger erhält jedoch den Komfort der E-Mail-Zustellung. Die Implementierung einer elektronischen Faxlösung überbrückt die Lücke zwischen Fax und E-Mail.

Unabhängig davon, ob es sich um einen Online-Dienst oder einen Netzwerk-Faxserver handelt, bieten diese Systeme in der Regel mehrere Optionen für die Zustellung eingehender Faxe an den Benutzer per E-Mail. Die erste Überlegung betrifft die Weiterleitung eingehender Faxe. Während einfache elektronische Faxsysteme die Möglichkeit bieten, Faxe zur manuellen Verteilung an einen einzelnen Empfänger zuzustellen, bieten fortschrittlichere Lösungen dynamische Routing-Optionen für die automatische Zustellung.

So kann z.B. jedem Benutzer oder jeder Abteilung eine eindeutige Faxnummer zugewiesen werden, über die das Fax direkt an die jeweilige Mailbox zugestellt wird. Dies sorgt nicht nur für eine effizientere Benutzererfahrung, sondern ermöglicht es dem Unternehmen auch, die Zustellung von sensiblem Faxverkehr zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur der richtige Empfänger die Informationen sieht.

Im Vergleich zum herkömmlichen Faxversand, bei dem die empfangenen Faxseiten ausgedruckt und von jedem eingesehen werden können, stellt der Fax-an-E-Mail-Prozess eine erhebliche Verbesserung der Sicherheitspraktiken des Unternehmens dar.

Aus Sicht des Endbenutzers bietet die Möglichkeit, das Fax als PDF- oder TIF-Datei zu empfangen, zwei deutliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Faxgeräten. Sie können nicht nur produktiver arbeiten, weil das Fax per E-Mail zugestellt wird, anstatt das Faxgerät aufzusuchen, sondern sie können den Faxversand auch problemlos in ihre Geschäftsabläufe integrieren, da das Fax bereits in einem elektronischen Format vorliegt.

Aus der Sicht des Endbenutzers bietet die Möglichkeit, das Fax als PDF- oder TIF-Datei zu empfangen, zwei deutliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Faxgeräten. Sie können nicht nur produktiver arbeiten, weil das Fax per E-Mail zugestellt wird, anstatt das Faxgerät aufzusuchen, sondern auch, weil das Fax bereits in einem elektronischen Format vorliegt und sich somit leicht in die Arbeitsabläufe integrieren lässt.

Auch wenn die Einzelheiten bei den verschiedenen elektronischen Faxlösungen variieren, sind die üblichen Schritte für den Faxversand an eine E-Mail-Adresse folgende:

  1. Vorbereiten und Versenden des Faxes über ein Faxgerät

  2. Der Faxdienst antwortet auf die Faxleitung und das Faxgerät sendet die Faxdaten an den Faxdienst

  3. Das empfangene Fax wird vom Faxdienst gespeichert

  4. Der Faxdienst wandelt die Faxdaten in eine PDF-Kopie des Faxes um und sendet sie als E-Mail an die angegebene(n) E-Mail-Adresse(n)


Vorteile der Nutzung von E-Mail an Fax und Fax an E-Mail

Früher dachte man, dass eigenständige Faxgeräte durch E-Mail-Nachrichten ersetzt werden würden. Aber E-Mail ist nicht immer so sicher wie das Faxen.

Eine E-Mail-Nachricht und ihr Inhalt können zum Beispiel auf einer beliebigen Anzahl von Servern archiviert werden. Die Übertragung von Informationen per E-Mail stößt auch auf Probleme mit Behörden und Vorschriften wie HIPAA, die eine höhere Sicherheit verlangen.

Im Gegensatz zu E-Mails kann ein Fax nicht verwendet werden, um:

  • einen Virus zu übertragen

  • Phish

  • die Netzwerksicherheit eines Unternehmens beeinträchtigen

Man schätzt, dass heute weltweit etwa 125 Millionen Faxgeräte im Einsatz sind und dass jedes Jahr fast sechs Millionen neue Geräte angeschafft werden. Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2012 nutzen 85 Prozent der US-Unternehmen das Fax in irgendeiner Form.

Es gibt drei Hauptgründe, warum das Faxen für diese Unternehmen immer noch wichtig ist:


1. Die Anschaffung eines Telefonanschlusses und eines Faxgeräts ist immer noch der einfachste und technisch am wenigsten aufwendige Weg für ein kleines Unternehmen, die Kommunikation mit der Außenwelt aufzunehmen.

2. Viele Unternehmen, vor allem in den Bereichen Gesundheitswesen, Recht und Versicherungen, müssen aus Gründen der Compliance Daten per Fax übermitteln.

3. Unternehmen pflegen ältere Anwendungen, wie Einkaufs- und Abrechnungssysteme, die nur in der Lage sind, ein Dokument per Fax zu übermitteln.

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Der relativ einfache Prozess der Einrichtung einer integrierten Netzwerk-Faxlösung kann die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens erheblich steigern. Mit einer Netzwerk-Faxlösung können allein bei den Arbeitskosten Tausende von Dollar eingespart werden. Darüber hinaus sind Faxe sicherer, lassen sich leichter vorbereiten und verleihen der Geschäftskommunikation des Unternehmens ein professionelles Erscheinungsbild.

Durch die Nutzung vorhandener Technologien wie Textverarbeitungs- und Messaging-Anwendungen profitiert ein Unternehmen von den Vorteilen der vorhandenen Anwendungen, ohne dass zusätzliche Kosten für Software oder Schulungen anfallen. Die integrierte Netzwerkfaxlösung hat eine hohe Investitionsrentabilität und es gibt keine Lernkurve - die Vorteile können buchstäblich in wenigen Minuten genutzt werden.


BEISPIEL

So versenden Sie eine E-Mail mit GFI FaxMaker online als Fax

Eine beliebte integrierte Faxlösung ist GFI FaxMaker Online. Es handelt sich um einen Internet-Faxdienst, der keine Installation erfordert. Die Lösung hat viele der gleichen Vorteile wie andere Faxlösungen, z. B. müssen Sie keine teure Faxhardware oder Software kaufen, installieren und konfigurieren. Sie müssen auch kein Papier, keinen Toner und keine komplexen Telefonsysteme kaufen.

Mit GFI FaxMaker Online können Anwender Faxe direkt von ihrem E-Mail-Client aus versenden, indem sie eine E-Mail erstellen und die folgenden Angaben machen:

  • Betreff

  • E-Mail-Nachricht im Hauptteil

  • Beliebige Anhänge

  • Fax-Empfänger

Sie können bis zu fünf Dateien anhängen, die in einem unterstützten Dateiformat vorliegen. GFI FaxMaker Online fügt den Inhalt der Anhänge dem Fax hinzu. Die gesamte Dateigröße aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten.

Geben Sie im Feld An die Faxnummer des Empfängers ein. Geben Sie dann die Faxnummer in folgendem Format ein: faxnumber@gfifax.com. Ersetzen Sie faxnumber durch die vollständige Faxnummer des Empfängers. Sie können bis zu zweihundert Empfängernummern eingeben, wobei Sie für jede Nummer das gleiche Format verwenden und sie durch ein Semikolon (;) trennen.

Wichtige Hinweise zum Versenden von Faxen

  1. Die Faxnummer muss immer das internationale Wählsymbol "+" sowie die Landes- und Ortsvorwahl enthalten. Dies gilt auch für den lokalen Versand von Faxen, zum Beispiel von New York nach New York.
    Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Faxempfängern.

  2. GFI FaxMaker Online akzeptiert E-Mails mit einer Größe von bis zu 20 MB. Die gesamte Dateigröße aller Anhänge und des E-Mail-Inhalts darf diesen Grenzwert nicht überschreiten. Bestimmte Mailserver haben eine niedrigere Größenbeschränkung für E-Mails (z. B. 15 MB). Senden Sie in diesem Fall Faxe, die kleiner sind als der Grenzwert des Mailservers.

  3. Der Faxabsender muss in der Liste der GFI FaxMaker Online-Benutzer enthalten sein. Absender, für die kein Konto in GFI FaxMaker Online eingerichtet ist, können keine Faxe versenden.
    Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer.

  4. Nach dem Versand eines Faxes wird der Benutzer über den Faxstatus in Form von Sendeberichten informiert. Weitere Informationen finden Sie unter Übertragungsberichte.

Ausführlichere Informationen finden Sie in der Anleitung Erste Schritte.


BEISPIEL

So empfangen Sie ein Fax per E-Mail mit GFI FaxMaker online

Ein Benutzer, der eine eigene Faxnummer hat, kann Faxe über GFI FaxMaker Online empfangen. Standardmäßig werden empfangene Faxe per E-Mail an den Benutzer weitergeleitet. Anwendungen von Drittanbietern können so konfiguriert werden, dass sie E-Mails über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) direkt von den GFI FaxMaker Online-Servern herunterladen.

Wenn ein Fax empfangen wird, wandelt GFI FaxMaker Online das Fax in ein konfigurierbares Format um, z. B. in ein PDF.

Je nachdem, unter welcher Nummer das Fax empfangen wurde, verschickt GFI FaxMaker Online das Fax per E-Mail an die Empfänger-E-Mail-Adresse. Die E-Mail enthält einen Faxbericht und die Faxdatei als Anhang.



Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerfaxeinstellungen.


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