GFI MailArchiver maakt gebruik van de logboekfunctionaliteit van de Exchange Server en is daardoor zeer schaalbaar en betrouwbaar. Andere oplossingen voor e-mailarchivering verplaatsen de e-mail met een link naar hun database - dit kan een storing zijn en kan u gehele e-mailsysteem laten crashen. GFI MailArchiver werkt parallel met Exchange zonder de werkwijze ervan te veranderen. Naast Exchange werkt GFI MailArchiver ook met andere mailservers die e-mails van een mailserver, die IMAP en Active Directory ondersteunt, kunnen halen. Bekijk een screenshot.

Uw mailserver is niet de ideale plaats om alle e-mail op te slaan. Opslag van alle e-mail op de mailserver leidt op den duur tot een ernstige verslechtering van de prestaties. Als u oude e-mails naar een database verplaatst, behoudt uw mailserver een hoog prestatieniveau en blijft de e-mailopslag compact. U kunt uw e-mail archiveren in:

• Een SQL-database: Doordat alle e-mail in een standaard SQL-database wordt opgeslagen, kunt u uw e-mail gemakkelijk backuppen en herstellen. U heeft geen speciale back-uptools voor Exchange nodig. Deze mogelijkheid wordt ten zeerste aanbevolen als u met grote hoeveelheden e-mail te maken heeft.
• Rechtstreeks op een NTFS-geformatteerde harde schijf: U kunt e-mail opslaan in een database die zich op een NTFS-geformatteerde harde schijf bevindt. U heeft dan geen licentie voor Microsoft SQL Server nodig! Deze optie is handig voor kleine bedrijven die met een kleine hoeveelheid e-mail te maken hebben en/of de licentiekosten voor Microsoft SQL Server willen uitsparen. Bekijk een screenshot.

U kunt e-mails archiveren in meer dan één database – zo bent u niet afhankelijk van één grote database die steeds langzamer wordt en steeds meer beheer vereist. Met GFI MailArchiver kunt u e-mails automatisch in een nieuwe database archiveren na afloop van een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand of een kwartaal. Bekijk een screenshot.

GFI MailArchiver comprimeert en decomprimeert bijlagen automatisch. Hierdoor bespaart u veel opslagruimte in vergelijking met het opslaan van bijlagen in Exchange. Bovendien is het opslaan van e-mails in een database veel efficiënter dan het opslaan van dezelfde gegevens in PST-bestanden. Een extra voordeel is dat GFI MailArchiver slechts één exemplaar bewaart van bijlagen die naar verschillende ontvangers zijn gestuurd.

Met GFI MailArchiver for Exchange hoeven gebruikers hun mail niet meer in PST-bestanden op lokale harde schijven te archiveren. Deze PST-bestanden worden erg groot en zijn moeilijk te doorzoeken en te backuppen. Veel gebruikers weten niet hoe ze hun PST-bestanden het beste kunnen organiseren. Met GFI MailArchiver kunnen gebruikers de web search interface gebruiken en hun oude e-mails ophalen uit de database in plaats van dat ze zich door een enorme hoeveelheid PST-bestanden op een schijf heen moeten werken om een bepaald mailtje op te zoeken. Bekijk een screenshot.

Door middel van GFI MailArchiver's agent-gebaseerde PST Exporter kunt u e-mails die door Microsoft Exchange voor de installatie van GFI MailArchiver verwerkt worden, archiveren. De GFI PST Exporter gebruikt de GFI MailArchiver Import Service om e-mails naar een archiefopslag te verplaatsen zonder interventie van eindgebruikers. Agents slaan de ontvangen e-mails in een 'destination folder' (doelmap) op en de GFI MailArchiver Import Service importeert dan de ontvangen e-mails naar een GFI MailArchiver archiefopslag.

Een beleid voor e-mailverwijdering is uiterst belangrijk en hoewel e-mailarchivering essentieel is, kost het veel geld om e-mails voor onbepaalde duur te bewaren! Met GFI MailArchiver kunt u regels creëren om e-mails na een bepaalde periode te verwijderen. U kunt bijvoorbeeld alle door de marketingafdeling verstuurde e-mails die ouder dan zeven jaar zijn, verwijderen. Bovendien kan GFI MailArchiver u helpen bij het categoriseren van e-mails door elke e-mail die aan een bepaalde voorwaarde voldoet, een label te geven. Alle door de CEO verstuurde e-mails krijgen dan bijvoorbeeld het label [CEO]. Bekijk een screenshot.

Door het archiveren van alle bedrijfsmail helpt GFI MailArchiver organisaties te voldoen aan wetten, zoals de Sarbanes-Oxley-wet. Volgens de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 en de regels van de Security and Exchange Commission (SEC) moeten beursgenoteerde bedrijven bewijzen dat ze over degelijke interne controlesystemen en audit trails beschikken en dat de data die ze produceren correct zijn. Bedrijven moeten alle opgestelde, verstuurde en ontvangen "correspondentie met betrekking tot boekhoudcontroles" zeven jaar lang bewaren. Gedurende die zeven jaar mogen de gegevens niet wisbaar en niet overschrijfbaar zijn. Dit geldt ook voor alle "elektronische gegevens", zoals e-mail, vooral berichten die te maken hebben met (mensen en afdelingen die betrokken zijn bij) boekhoudprocedures. Niet-naleving van de regels is een misdaad waarop een gevangenisstraf van maximaal tien jaar staat.

GFI MailArchiver helpt u ook bij de naleving van de volgende wetten en voorschriften: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999), enz.

Met GFI MailArchiver kunt u een gebruiker het recht geven om alle e-mails van een bepaalde Active Directory Group in te zien. Zo kan een verkoopmanager bijvoorbeeld alle e-mails lezen die door zijn team zijn verzonden en ontvangen. Indien nodig kunt u GFI MailArchiver for Exchange instrueren om e-mail van/aan bepaalde gebruikers niet te archiveren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om e-mails van/aan de personeelsmanager niet te archiveren. Bekijk een screenshot.

GFI MailArchiver maakt het mogelijk uw e-mailarchivering te centraliseren door e-mails van verschillende vestigingen in één fysieke locatie op te slaan. Zo kan een bedrijf met vestigingen in de VS, het Verenigd Koninkrijk en Australië er bijvoorbeeld voor kiezen om de e-mail van alle vestigingen in het kantoor in de VS op te slaan. Bekijk een screenshot.

GFI MailArchiver wordt geleverd met een auditfunctionaliteit die ervoor zorgt dat er niet met opgeslagen e-mails geknoeid is Dit is voornamelijk van belang in industrieën en landen waar voorschriften organisaties verplichten om gebruikersactiviteiten te monitoren en audit trails van dergelijke activiteiten bij te houden. GFI MailArchiver biedt twee soorten audits:

• Auditing van database-activiteiten: Gebruikt de traceringscapaciteiten van Microsoft SQL Server om alle activiteiten die de archiveringsdatabases van GFI MailArchiver beïnvloeden te noteren.
• Auditing van gebruikersinteractie: Noteert alle gebruikersactiviteiten terwijl de GFI MailArchiver web interface wordt gebruikt om door de archiefopslag te bladeren.

Met GFI MailArchiver hebben gebruikers overal ter wereld toegang tot hun e-mail via een browser. Ook verwijderde berichten kunnen worden gelezen (en hersteld).

Dankzij een centrale opslag van e-mail kunnen gebruikers gemakkelijk hun oude e-mails en attachments doorzoeken (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP en vele andere soorten bestanden). Als een zoekopdracht eenmaal gedefinieerd is, kan de gebruiker de zoekcriteria bewaren zodat ze later nog teruggevonden kunnen worden, net zoals in Microsoft Outlook Search Folders. Zo kunt u bijvoorbeeld een zoekopdracht bewaren die alle e-mailcorrespondentie met klant X toont.Bekijk een screenshot.

De gebruiker of beheerder kan met een simpele muisklik een bericht weer in het originele formaat in de inbox van de gebruiker laten verschijnen. GFI MailArchiver kan ieder gearchiveerd bericht (zelfs verwijderde berichten) herstellen en als bijlage naar de gebruiker terugsturen. Bekijk een screenshot.

GFI MailArchiver ondersteunt meertalige gebruikersinterfaces waaronder Engels, Nederlands, Frans, Duits, Italiaans, Russisch, Spaans, Tsjechisch, Arabisch, Japans, Vereenvoudigd Chinees en Traditioneel Chinees. Bekijk een screenshot.

• Printvriendelijke ondersteuning voor het printen van e-mails

Veel toonaangevende bedrijven hebben voor GFI MailArchiver gekozen. Dit zijn enkele voorbeelden: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Duitsland), eCourier (Verenigd Koninkrijk) en vele anderen. Lijst van klanten en testimonials.