GFI MailArchiver sfrutta la caratteristica di registrazione (journaling) di Exchange Server, offrendo scalabilità ed affidabilità ineguagliate. In generale, altre soluzioni di archiviazione della posta elettronica sostituiscono l’email con un link al loro database: ciò può rappresentare un punto a rischio (point of failure) e ridurre le prestazioni dell'intero sistema di posta elettronica. GFI MailArchiver non interferisce con il modo di operare di Exchange, ma funziona parallelamente a esso. GFI MailArchiver è utlizzabile con Exchange o con altri server di posta elettronica in grado di eseguire il polling delle email da un server di posta che supporti IMAP e Active Directory. Visualizzazione schermata.

Il proprio server di posta non costituisce il luogo di archiviazione ideale di tutte le email aziendali: col tempo, si produce un forte calo delle prestazioni della posta elettronica. Lo spostamento delle vecchie email in un database mantiene elevata la qualità delle prestazioni del server e mantiene compatti gli archivi email. È possibile archiviare le email su:

• Un database SQL Poiché le email sono archiviate su un normale database SQL, è facile effettuarne il backup e ripristinarle: non sono necessari speciali strumenti di backup di Exchange. Si consiglia fortemente questa installazione per ambienti con volumi elevati di email.
• Un'unità disco rigido NFTS È possibile archiviare le email su un database localizzato su un disco rigido formattato NFTS, risparmiando così i costi di licenza di Microsoft SQL Server! Questa installazione è adatta ad ambienti con scarsi volumi di email e a piccole imprese che desiderano risparmiare sui costi di licenza di Microsoft SQL Server. Visualizzazione schermata.

Le email possono essere archiviate su più database: si supera così il problema di dotarsi di un grosso database che, con il passare del tempo, diventa lento e richiede una maggiore manutenzione. GFI MailArchiver consente di archiviare automaticamente le email su un nuovo database dopo un periodo di tempo specificato, ad esempio, ogni mese o trimestre. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver comprime e decomprime gli allegati "al volo", con un conseguente notevole risparmio di memoria rispetto al salvataggio degli allegati negli archivi di Exchange. Inoltre, l’archiviazione della posta elettronica su un database è più conveniente, in termini di spazio, di quella effettuata in file PST. Un ulteriore vantaggio consiste nel fatto che GFI MailArchiver archivia una sola copia degli allegati inviati a più destinatari.

L'utilizzo di GFI MailArchiver for Exchange elimina, per gli utenti, l'esigenza di archiviare la posta in file PST su dischi rigidi locali. Tali file PST finiscono per diventare molto grandi ed è difficile eseguirne il backup oppure effettuare ricerche al loro interno. Molti utenti non riescono ad organizzare i loro file PST in modo adeguato. Con GFI MailArchiver, gli utenti possono sfogliare l'interfaccia di ricerca basata su internet e recuperare le vecchie email dal database, anziché dover scavare nei meandri di un archivio di file PST presenti sul disco per trovare una determinata email. Visualizzazione schermata.

Attraverso l'agente Exporter PST di GFI MailArchiver, è possibile archiviare email elaborate da Microsoft Exchange precedentemente all'installazione di GFI MailArchiver. L'Exporter PST si avvvale del Servizio d'importazione di GFI MailArchiver (GFI MailArchiver Import Service) per trasferire le email su un archivio senza l'intervento dell'utente finale. Gli agenti salvano su una cartella di destinazione le email esportate; quindi il servizio d'importazione di GFI MailArchiver (GFI MailArchiver Import Service) importa le email estratte in un archivio di GFI MailArchiver.

L'impostazione di criteri di conservazione della posta elettronica è fondamentale ma, mentre l'archiviazione delle email è un requisito essenziale, la conservazione delle email per un periodo di tempo indeterminato è molto costosa. Con GFI MailArchiver, è possibile creare regole per eliminare una o più email dopo un certo periodo; ad esempio, si possono eliminare tutte le email inviate dall'ufficio marketing con data superiore a 7 anni. Inoltre, GFI MailArchiver può aiutare a classificare le email aggiungendo alle stesse un'etichetta che rispetti deteminate condizioni. Ad esempio, le email inviate dall'Amministratore Delegato potrebbero automaticamente riportare l'etichetta [CEO]. Visualizzazione schermata.

Attraverso l'archiviazione di tutte le email aziendali, GFI MailArchiver aiuta le organizzazioni ad ottemperare a conformità normative quali il Sarbanes-Oxley Act. Ai sensi del Sarbanes-Oxley Act del 2002 e dei regolamenti della Security and Exchange Commission (SEC), le società di capitali devono essere in grado di provare che i propri controlli interni e registri di controllo sono completi e che le loro procedure sono in grado di fornire dati corretti e certificabilii. Le aziende devono conservare tutta la corrispondenza creata, inviata o ricevuta "in relazione a una verifica o revisione contabili" di una società di capitali per un periodo di sette anni, durante il quale tali registrazioni non devono essere né cancellabili né riscrivibili. Esse comprendono tutti i "documenti elettronici", come le email, specialmente se relativi ad argomenti, uffici o soggetti coinvolti in procedure di verifica contabile. L’inosservanza di tale legge costituisce un reato, punibile con una pena fino a 10 anni di reclusione.

GFI MailArchiver costituisce inoltre uno strumento prezioso per ottemperare ai seguenti requisiti di legge: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) e altri.

GFI MailArchiver consente di conferire ad un utente diritti di visualizzazione su tutte le email di un determinato Gruppo di Active Directory; ad esempio, il direttore dell'ufficio vendite potrebbe visualizzare tutte le email inviate o ricevute dal proprio team. Inoltre, ove richiesto, è possibile istruire GFI MailArchiver for Exchange affinché non archivi le email da e verso utenti particolari, ad esempio, è possibile non archiviare email da e verso il Direttore del personale. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver offre la possibilità di centralizzare l'archiviazione delle email su una locazione fisica, eseguendo il polling delle email da più locazioni. Un'organizzazione con uffici operanti negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Australia potrebbe voler archiviare le email di tutti gli uffici a livello centrale in un'unica locazione, ad esempio nell'ufficio statunitense. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver è dotato di una funzonalità di controllo che garantisce che tutte le email non siano state manipolate. Tale caratteristica è estremamente importante in settori e paesi dove le normative richiedono alle organizzazioni di monitorare l'attività degli utenti e di conservare audit trail di tali attività. GFI MailArchiver offrono due tipi di controllo:

• Controllo di attività del database, che si avvale delle capacità di rintacciamento di Microsoft SQL Server per registrare tutta l'attività relativa ai database di archivio di GFI MailArchiver.
• Controllo interazione utenti, che registra tutta l'attività degli utenti mentre questi adoperano l'interfaccia web di GFI MailArchiver per navigare negli archivi email.

GFI MailArchiver consente agli utenti di accedere alle loro email da qualsiasi parte del mondo avvalendosi di un browser. Si possono anche visualizzare (e ripristinare) email che sono state eliminate.

La disponibilità di un archivio centrale di email consente agli utenti di ricercare facilmente tra le loro vecchie email e allegati (Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP e altri formati). Una volta definita una ricerca, l'utente ha la possibilità di salvare i criteri di ricerca per un più facile riferimento in un momento successivo, in modo analogo alle Cartelle di ricerca di Microsoft Outlook. Per esempio, è possibile salvare una ricerca che visualizzi tutta la corrispondenza email con il cliente X. Visualizzazione schermata.

Facendo semplicemente clic su un pulsante, l'utente o l'amministratore sono in grado di ripristinare un'email nella casella di Posta in arrivo di un utente nel suo formato originale. GFI MailArchiver ripristina qualsiasi email archiviata (persino quelle eliminate), che vengono quindi rinviate all'utente sottoforma di allegato. Visualizzazione schermata.

GFI MailArchiver offre il supporto di interfacce utente multilingue, comprese: inglese, olandese, francese, tedesco, italiano, russo, spagnolo, ceco, arabo, giapponese, cinese semplificato e cinese tradizionale. Visualizzazione schermata.

• Supporto della versione stampabile per la stampa di email

Molte aziende importanti hanno scelto GFI MailArchiver. Ecco solo alcuni esempi: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Germania), eCourier (Regno Unito) e molte altre. Elenco e testimonianze dei clienti